Нормативно-методическое обеспечение использования комплексной системы автоматизации доу. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления Дать характеристику автоматизированных систем доу

Введение

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей:

Повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

Повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом.

В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства – одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот – это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

Обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

Автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

Приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

2. Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация – это самый ценный товар. В наше время достаточно стать специалистом в области компьютерных технологий и похитить этот самый ценный товар – информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и невредимой организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозможным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии – ровесница истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

С широким распространением письменности криптография стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографической системы получили в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после военного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обеспечения безопасности. Объяснятся это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым передаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления – криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация – понятия гуманитарные, но для решения проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализ – исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи – другими словами пароли – это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Если вы забыли напрочь свой пароль для входа в базу,

То попробовать вам нужно подобрать его по буквам.

Если он не очень длинный – символов на семь - не больше,

То успеете его наверно, подобрать его при жизни.

Аскар Туганбаев

Современная криптография состоит из четырех крупных разделов:

· симметричные криптосистемы.

· криптосистемы с открытым ключом.

· системы электронной подписи.

· управление ключами.

Основные направления использования криптографических методов – передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), установление подлинности передаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

3. Автоматизированная система LanDocs

В этой главе я хочу рассказать об автоматизированной системе LanDocs, с которой я впервые столкнулась, проходя практику на предприятие «Иркутскэнерго». Мне понравилась эта автоматизированная система тем, что она удобна и легка в использование.

4. Назначение и область применение системы LanDocs

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

5. Структурапрограммного обеспечения линии LanDocs

Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MSSQLServer. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС WindowsNT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image : СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно – независимого клиента стандартный internetBrowser (InternetExplorer, NetscapeNavigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MSExchange, MSOutlook, LotusNotes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MSExchange, MSOutlook, LotusNotes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами;

· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствамиLANImage);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

7. Документ в системе LanDocs

LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

· Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LANImage, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

· Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей

Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

· защитить от несанкционированного входа паролем;

· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;

· персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;

· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

· возврат к предыдущей версии;

· изменение имени файла;

· изменение статуса файла;

· назначение права на файл;

· просмотр;

· редактирование;

· удаление.

При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

9. LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы

Назначение программной линии LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

· система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

· корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

· система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;

· система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО LanDocs

После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

· максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;

· повышение точности планирования проекта;

· максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;

· минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:

· от создателя программы - руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;

· от заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».

10. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

В этой главе рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управлении, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. В–первых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MCSQLServer. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются её пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи – это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Функциональная схема АС ДОУ «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена на рис. 2.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

· модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение»;

· модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;

· модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);

· модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

Заключение

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления качественного анализа, определить перечень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа необходимо сделать следующие основные выводы:

Организациям осуществлять внедрение только готовых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием.

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обеспечить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оперативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.

Список литературы

1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО».

2. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005.

3. «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.

Следует отметить, что к внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее :

• учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
• поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
• обладает ли достаточной функциональной полнотой;
• владеет ли требуемыми параметрами программной реализации;
• имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АС ДОУ, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика тиражно-заказной системы:

• давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
• сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
• достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.);
• имеются ли на фирме учебные центры;
• каковы перспективы развития программного продукта.

Рассмотрим более подробно содержание перечисленных выше критериев оценки АС ДОУ. И начнем, с одного из главных, игнорирование которого очень часто является причиной неудач при выборе системы.

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по информационным технологиям организации, выбирающей АС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают документы для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения. Они получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации с фиксацией поручений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполнения документов (поручений), выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления, т.е. за реализацию принятых правил работы с документами в организациях, которые закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. Доклад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение - письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. При нейтральном поручении документ направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа - резолюции, для которой действуют все описанные ранее процедуры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему решение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде документа или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адресата в процессе исполнения резолюции, например просьбу о переносе срока. После исполнения группа связанных документов и сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направлении.

Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа, где ведется его досье, благодаря которому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регламентируются внутренними стандартами учреждения, а организацию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционная российская технология предполагает, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба делопроизводства) отслеживают их действия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из вышеизложенного, российская технология делопроизводства имеет следующие особенности:

• наличие специализированных служб делопроизводства для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
• осуществление централизованного контроля за всем комплексом работ в пределах организации;
• вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации;
• преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях. В журналах и/или картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.;
• единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.

Такая технология имеет следующие основные недостатки:

• получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;
• картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов в связи с тем, что они отделены от исполнителей;
• размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к значительным объемам непроизводительных трудозатрат.

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

Автоматизированные системы ДОУ, реализующие российскую технологию, ориентированы на обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по осуществлению контроля и обработке документов службами делопроизводства. Основу современных систем делопроизводства в нашей стране составили автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 80-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб делопроизводства, и централизованных средств контроля исполнения документов, технология делопроизводства, ориентированная на работу с электронными документами, существенно отличается от российской. Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регистрации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных инструкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на эту технологию делопроизводства, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, минимален или отсутствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Эти факты объясняются следующими бесспорными достоинствами документов на бумажных носителях :

• простота восприятия, удобство просмотра и утверждения;
• длительная сохранность информации (определяется периодом старения и разрушения бумаги и качеством средств нанесения данных);
• обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами;
• более низкая утомляемость при работе с документами.

Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.

Делопроизводство, использующее электронные документы, имеет несколько явных преимуществ :

• стоимость их распространения и хранения значительно ниже, чем у документов на бумажных носителях;
• время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а минутами и секундами;
• способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии;
• взаимодействие как между сотрудниками, так и между учреждениями осуществляется на новом качественном уровне.

В то же время работа с электронными документами требует учета того, что жизненный цикл программно-технических средств и носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись информации на другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, которые позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Современная АС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

• регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
• направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
• подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;
• списание документов в дело;
• формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива;
• рассылка исходящей корреспонденции;
• поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АС ДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота - основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении автоматизированной системы документационного обеспечения управления на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой автоматизированной системы документационного обеспечения управления, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих стандарты Internet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возможностей информационной системы за счет приложений, приобретаемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологическую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization) создается подкомитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач :

• унифицирование описания отдельной системы;
• определение интерфейса для обмена информацией между системами;
• унифицирование обмена данными между различными информационными системами;
• устранение технических препятствий для связи систем.

В результате была разработана эталонная модель Взаимосвязи Открытых Систем - ВОС (Open System Interconnection - OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимостью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

Открытая система - это система, реализующая открытые спецификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточные для того, чтобы обеспечить: функциональную расширяемость, интероперабельность и мобильность приложений, данных и персонала .

Функциональная расширяемость - это возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе при сохранении в максимально возможной степени сделанных ранее вложений.

Мобильность программного обеспечения - возможность модернизации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Интероперабельность прикладных систем - обеспечение совместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции информационных ресурсов.

Открытая спецификация - спецификация, которая поддерживается открытым, гласным согласительным процессом, направленным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, открытая спецификация не зависит от конкретной технологии, т.е. от конкретных технических или программных средств или продуктов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие среды открытых систем. Среда открытых систем - это описанная совокупность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимодействие аппаратуры и всех компонентов программной и информационной среды любой информационной системы: языков программирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

• коммуникационные стандарты (OSI);
• стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
• стандарты для СУБД (ODBC, SQL).

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации , закрепленными в Федеральном законе «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г., международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией. Однако в России вопрос о необходимости разработки национального стандарта на государственном уровне до сих пор не решен, несмотря на то что на базе стандартов ISO серии 9000 разработаны и действуют национальные стандарты системы качества.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия автоматизированных систем документационного обеспечения управления в августе 2002 г. «Гильдией Управляющих Документацией», Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные Офисные Системы» и «Информационные бизнес-системы» сформирована, в соответствии с соглашением, рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы стало издание «Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010)» Министерством по информационным технологиям и связи проводится работа по выработке стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти.

Необходимо отметить, что существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения информационных технологий. Это прежде всего интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный подход и модульность.

Основные идеи интерфейса с пользователем включают следующие элементы:

• управление окнами;
• использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;
• стиль взаимодействия, называемый непосредственным манипулированием;
• объектно-ориентированный стиль программирования.

Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей может меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при сохранении глубокой интеграции между ними.

Система должна обеспечивать выполнение минимальных усилий и затрат для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расширения.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы :

• простота ввода в действие;
• масштабируемость;
• разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
• важность протоколирования работы;
• наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая автоматизированная система документационного обеспечения управления заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость - обеспечение функционирования системы при повышении количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделений. Поэтому выбираемая АС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы. АС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение поручений руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежной работы. Средства администрирования АС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

Автоматизированная система также должна быть адекватной текущему положению дел в конкретной предметной области, приобретена у солидной фирмы-разработчика, специализирующейся на производстве программных продуктов для этого вида деятельности. Принципы работы системы понятны специалисту данной предметной области.

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации .

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

• прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);
• эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. АС ДОУ снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и ее анализа, а также обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на дальнейшее рассмотрение.

Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Автоматизированная система документационного обеспечения управления снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объема ручного труда по обработке данных и уменьшению расходов на доставку документов географически отдаленным пользователям. Использование электронных средств для хранения данных снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Понятие качества услуг связано с объемом, качеством и распространенностью документов. С внедрением АС ДОУ возрастает процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Автоматизированная система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, автоматизированная система документационного обеспечения управления порождает новую культуру работы в группе. И наконец, автоматизированная система и мощная компьютерная сеть усиливает потоки информации и устраняет множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удаленностью людей.

Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

• экономия времени за счет повторного использования документов;
• экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
• ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

подзаголовок">Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

пометка">i - статьи расходов на внедрение системы.

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:

Подзаголовок">Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот

выделение">Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт = Эсд + Эпд + Эуд.

Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

формула" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/66-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

где V - объем документации за единицу времени; Dij - количество документов в j- й группе по i- му структурному подразделению.

В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

формула" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/67-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен

Аналогичным образом выполняется расчет и для других классов автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Необходимо подчеркнуть, что ключевая роль АС ДОУ для организации измеряется не прямой экономией ресурсов, а возможностью эффективного достижения установленных целей и решения поставленных задач, оперативного взаимодействия с государственными органами исполнительной и законодательной власти, коммерческими российскими и зарубежными компаниями и другими предприятиями.

Системы первого уровня обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных, позволяя определить место, где должен храниться документ, установить в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения. Данному уровню соответствуют такие термины как «система автоматизации делопроизводства», «технология автоматизированной регистрации» и др.

Этот уровень автоматизации делопроизводства можно считать пройденным, его промежуточный характер вполне очевиден.

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознания текста. Целесообразно, именовать такие системы система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документами, корпоративная технология автоматизированной регистрации, обработки и контроля исполнения документов и др.

После вступления в силу в январе 2000 года закона «Об электронном документе» в Республике Беларусь появилось правовое поле для перехода к системам третьего уровня. Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного документооборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Система должна как при обращении, так и при передаче в архив поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей). Цифровая подпись придает электронным документам юридическую силу наравне с бумажными. Таким образом, объясняется использование термина «система электронного делопроизводства» (СЭД).

Автоматизированные системы высшего уровня обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя ввод документа в систему, создание документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования системы управления документацией организации. Системы высшего уровня включают все типовые компьютерные технологии и способы управлять документами на различных платформах клиента и сервера. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, банках, корпорациях, администрациях больших городов и т. п.). Требует особого внимания архивный модуль, который должны учитывать разработчики данных систем.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного а. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности. Попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе АИС ДОУ.

Такая систем призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);

Архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов).

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. А после завершения “активной жизни” документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Создание уникальных заказных систем управления документооборотом в России, как и в большинстве других стран, уходит в прошлое. Обычно, если к АИС ДОУ не предъявляются какие-то фантастические требования, вполне достаточно тиражируемого, допускающего настройку ПО от известного производителя. Именно о таких продуктах мы и будем говорить далее.

Как анализировать и выбирать АИС ДОУ

Надо отметить, что к внедрению подобных систем каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее:

Учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

Поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;

Обладает ли достаточной функциональной полнотой;

Имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

Давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;

Сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;

Достаточно ли развиты каналы сопровождения системы (“горячая линия”, консультации как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);

Каковы перспективы развития продукта.

Рассмотрим перечисленные выше критерии оценки АИС ДОУ более подробно.

Учет технологии ведения делопроизводства, а и управления предприятием

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, ИТ-специалистами организации, выбирающей АИС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АИС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, что применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная компания, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АИС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки завершения этапов, налагают резолюции.

Исполнители (структурные подразделения) занимаются отработкой документов; готовят исходящие материалы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают их в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения; получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения; сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль за исполнением резолюций, выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, их выпуск и передачу в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления.

Во многих развитых странах специализированная служба делопроизводства на предприятиях отсутствует, а технологический процесс существенно отличается от принятого в России. Каждый сотрудник использует свою собственную индивидуальную форму учета. Исполнители, в соответствии со своими прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Системы, ориентированные на эту технологию, более приспособлены к работе с электронными документами: учет движения бумажных носителей минимален или отсутствует вовсе.

Поддержка бумажного и электронного а

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать именно с бумагами. Кроме того, обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме.

Поэтому при выборе АИС ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, что позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Функциональная полнота системы

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как:

Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

Направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

Списание документов в дело;

Передача дел в архив предприятия и ведение архива;

Подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения;

Поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе продукта следует детально и тщательно рассматривать возможности каждого из них.

Поскольку требования к свойствам системы при решении сходных задач в тех или иных подразделениях одной и той же организации могут значительно разниться, важным качеством АИС ДОУ является ее функциональная полнота.

При анализе функциональности надо отделить первостепенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных и порожденных в основном боязнью изменений и другими психологическими причинами. Практика показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Структурная схема АИС ДОУ организации

Эксплуатационные характеристики

Эксплуатационные характеристики АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:

Простоту ввода в действие;

Масштабируемость;

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;

Важность протоколирования работы;

Адаптируемость;

Наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Поговорим об этих качествах подробнее.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АИС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная АИС ДОУ должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая АИС ДОУ заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно автоматизируются различные подразделения. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы. АИС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их карточкам, так и ко всем этапам а, включая наложение резолюций руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать, и прочих), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае, если АИС ДОУ является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФАПСИ средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежности. Средства администрирования АИС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АИС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

АИС ДОУ, представленные на российском рынке

На рисунке представлена в самом общем виде структурная схема АИС ДОУ. Она может иметь двух- или трехзвенную архитектуру.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ:

1) системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД (“Дело” компании “Электронные офисные системы”, LanDocs от Ланит, OPTIMA-WorkFlow производства “Оптимы”, “Кодекс” Центра компьютерных разработок, “Золушка” Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);

2) русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);

3) системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании “ИнтерТраст”, “БОСС-Референт” фирмы “АйТи”, “Эскадо” от “Интерпроком ЛАН” и др.).

По данным отчета IDC о европейском рынке систем управления документами, опубликованного в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером была Documentum 4i - 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации) Lotus (только Domino.Doc) - 4% и DOCS Open - 3%.

Посетители выставки “Управление 2000” в ходе опроса на первые позиции поставили продукты Lotus Notes и “Дело”.

Мы попытались свести в таблицу основные характеристики наиболее популярных систем: “Дело”, Documentum 4i, CompanyMedia, “БОСС-Референт” и LanDocs.

Она не претендует ни на полноту, ни на исчерпывающий анализ рынка и характеристик сравниваемых систем. Все они постоянно развиваются и совершенствуются, и отсутствие тех или иных свойств на момент написания статьи вовсе не является окончательным приговором.

Нам представляется, что отечественный рынок АИС ДОУ еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые АИС ДОУ, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированные на самые разные сферы применения. Тем не менее вышеперечисленные критерии выбора системы, по-видимому, будут актуальны еще довольно долго.

Сравнительные характеристики АИС ДОУ

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;

рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цели службы ДОУ:

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции по делопроизводству.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.