Электронный документооборот для малого бизнеса. Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим. Системы организации архива документов

6. Кто такие харизматы? [Электронный ресурс] // Журнал «Благословение». 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Пиньотти М. Мои девять жизней в Саентологии / пер. с англ. А. Кондрашова, 2007. М.: 201 с.

8. Чернышев В. М. Меч Обоюдоострый. Конспект по сектоведению. К: Киевская Духовная Семинария, 2000. 169 с.

Владычанский Тимур Валерьевич

Студент факультета управления, Российского государственного социального университета

г. Москва, РФ Е-mail: [email protected] Научный руководитель: Веретехина С.В., кандидат экономических наук, доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики

e-mail: [email protected]

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА

Аннотация

В работе рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота, а также основные плюсы и экономическая целесообразность его внедрения.

Ключевые слова Электронный документооборот, автоматизация документооборота, информационные системы, бизнес-процессы, документ.

The paper discusses the implementation of electronic document management, as well as the main advantages and economic feasibility of its implementation.

Electronic document management, workflow automation, information systems, business-processes, document.

Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимущества компьютеров.

Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие

МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат .

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия . Помимо этого, система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.

Ниже показано время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.

Бремя, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц

Рисунок 3 - График, показывающий время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.

Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов организации с помощью электронной

МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

системы документооборота - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.

Контроль исполнения позволяет коренным образом изменить работу организации, сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы .

В последнее время начали появляться коробочные решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.

Внедрение СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов порой очень велики и бумажный документооборот нередко тормозит деятельность целых отделов, что просто неприемлемо . Система электронного документооборота - эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.

В первую очередь это сокращение затрат на бумажные носители. Кроме этого, сотрудникам организации не нужно будет терять время на то, чтобы бежать в соседний отдел за подписью, другой - за печатью. Естественно, это и повлияет на скорость обработки информационных потоков. Распоряжения будут выполняться гораздо быстрее, документы обрабатываться без задержек.

В современном мире с все более возрастающей конкурентной борьбой и увеличивающимися потоками информации вас каждый день просят делать вашу инфраструктуру более эффективной, поддерживать продуктивность каждого сотрудника, улучшать бизнес-процессы, делать ваш бизнес более прозрачным и защищенным. И делать все это быстрее, безопаснее и с меньшими затратами. В этих условиях наличие эффективной системы электронного документооборота приобретает решающее значение для успешного ведения бизнеса.

Список использованной литературы:

1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России./ В сборнике: Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. 2013. С. 38-40.

2. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий //Кадровик 2014, № 11. С. 122-129.

3. Веретехина С.В. Психометрические тесты и программные решения. Материалы Афанасьевских чтений.2015. Т.1.; 13. С.116-121.

4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.2015. № 3-4.С.12-16.

5. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке. Материалы Ивановских чтений.2015. № 5. С.203-209.

6. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала / С. В. Веретехина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961

7. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 209-216.

8. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. - 2014. - № 5 (37), том 7. - С.16-30

9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X

10.Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография / А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. - М.: Русайнс, 2015. - 280 с

11. Аксенов, А.С. Особенности реализации систем электронного документооборота для предприятий малого бизнеса / А.С. Аксенов // Инновационные перспективы Донбасса: материалы междунар.науч.-практ. конф., 20-22 мая 2015 г. Т. 7: Реформирование менеджмента в условиях инновационного развития. - Донецк, 2015.-С.7-11.

12.Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса//Экономические исследования. № 1., 2014

УДК 316.346.32-053.6

Гольденберг Екатерина Александровна

Студент 3 курса экономического факультета Новосибирский государственный университет экономики и управления - «НИНХ» г. Новосибирск, РФ E-mail: [email protected]

ПРОБЛЕМЫ АКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОЛОДЕЖЬЮ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Аннотация

В статье раскрывается суть основных проблем, возникающих в результате активного и частого использования молодежью социальных сетей, возможные их причины. Предложены способы решения рассмотренных проблем применительно к отдельному человеку и к группе людей. Выявлены возможности решения проблем самостоятельно пользователем социальной сети.

В настоящее время социальные сети и особенно связанные с ними проблемы имеют наибольшую актуальность в широких кругах. Социальные сети с каждым годом становятся все более популярными, практически ни один человек, в основном из молодежи, не может представить свою жизнь без использования сети Интернет для общения (ведь именно общение является первоочередной целью создания такого ресурса как социальные сети). Конечно, молодые люди преследуют и иные цели (помимо неформального общения), регистрируясь на всевозможных сайтах, например: просмотр новостей, прослушивание музыки, деловые переписки, работа . Однако все же большую часть времени, проводимого в социальных сетях, молодежь посвящает именно неформальному общению с родственниками, близкими, друзьями.

Активное использование социальных сетей, несмотря на их своевременное появление на фоне научно-технического прогресса, несмотря на неотъемлемость их существования в современном мире в связи с развитостью именно удаленной коммуникации, имеет все же отрицательные стороны и проблемы, которые могут касаться как отдельного человека, так и группы людей (причем группы эти могут быть абсолютно разными по количеству членов) и могут являться причиной проблем более масштабных, которые необходимо решать, причем решать без нанесения ущерба нормальному течению времени, а именно: прогрессу, техническому и технологическому развитию общества.

Для того чтобы сформировать предложения по решению проблем, связанных с активным

) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Создание корпоративного веб-портала и интернет-ресурса компании

NAUDOC позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и руководить размещением контента (функционал ДВИЖОК). В качестве контента могут выступать бумаги, графические изображения и иные объекты NAUDOC.
Удобная разработка и редактирование страниц ресурса во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
Управление публикацией вестей, анкет и голосований.
Встроенные возможности разработки и перемены дизайна страниц ресурса.
Централизованное управление доступом в разделах ресурса, возможность проведения согласования документов перед публикацией на веб-ресурсе.

Технологические особенности системы

100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных работников.
система встроена с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию людей во внешних службах каталогов, к примеру LDAP или Microsoft Active Directory;
в системе есть модуль работы с электронно-цифровой подписью () и заложена возможность эксплуатации ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:

Высокая надежность системы. За 4 года эксплуатации не единого сбоя.
Высокая степень защищенности системы от хакерских атак
Неплохой функционал для бесплатной системы, но крайне скудный для платной
Высокая нагрузка на сервер даже при небольшой базе данных. По всей видимости виновата плохая оптимизция потоков. Отсюда медленная работа с документами.
Неудобство внесения данных в базу.
Юзабилити как таковое отсутствует , такое впечатление что программисты писали систему для себя, а не на продажу .
Впечатление недоработанности системы.
Плохое (медленное) техническое и информационное сопровождение на форуме, даже для платных клиентов
В бесплатной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск выдает неверные ответы.
В платной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск начинает ошибаться при выборе области поиска, ищет документы не там, не понимает стандартных логических условий поиска.
Код системы открытый, но изменить вручную что-либо нереально.

Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставьте свой комментарий!

Малый бизнес кажется мне важным для рынка , поскольку число крупных федеральных заказчиков конечно и почти все они определились с выбором платформ и ов. Да и механизмы там работают не очень рыночные.

Так что если говорить именно о рынке, то основной потенциал расширения клиентской базы это как раз малый бизнес. Когда малый бизнес увидит реальные преимущества от электронного документооборота и когда функциональность СЭД начнет отражать его реальные потребности, а не воспроизводить министерство в миниатюре, тогда этот рынок станет таким же массовым, как бухгалтерия. Может кто-то из вендоров СЭД повторит успех 1С?

Итак, 5 мифов о СЭД для малого бизнеса:

Хотя готовность к электронному документообороту выросла за последние несколько лет, люди все еще недостаточно понимают некоторые аспекты технологий. Он часто принимают управление файлами за Enterprise Content Management или СЭД, который можно рассматривать как часть ECM. Здесь мы попытаемся развеять пять мифов, особенно в фокусе задач малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть Проводник для управления файлами, поэтому отдельная СЭД мне не нужна
Действительно, Проводник Windows позволяет управлять файлами, но это лишь базовый инструмент, его существенным ограничением является иерархическая структура папок.

Даже элементарная задача, когда вам хочется группировать документы по продуктам и по клиентам с помощью папок не решается — клиент А заказывает продукты X и Y. Клиент B - продукты X и Z. Мы хотим видеть заказы по продуктам и по клиентам и любая СУБД или даже Excel это позволяют сделать. Но разложить документы по папкам таким образом не получится.

Теоретически можно использовать ярлыки и связи, но реально это неудобно. Выходит, что при помощи файловой системы невозможно построить удобную систему классификации и поиска документов.

Миф №2. Малому бизнесу СЭД не нужна
Нет ничего более далекого от истины. Малый бизнес действует в условиях жестких ресурсных ограничений, никто не станет нанимать дополнительных сотрудников для выполнения рутинных операций с документами, для их размещения, классификации и поиска. Даже те сотрудники, которые есть, должны работать более продуктивно. Наличие в организации СЭД может гарантировать, что нужные документы будут доступны по одному клику мыши.
(Ну или двум-трем, что все равно быстрее, чем рыться в бумагах или файловых хранилищах.)

Миф №3. СЭД — это слишком сложно для малого бизнеса
Требования к документообороту в малом бизнесе обычно проще и владельцы могут их сформулировать перед исполнителем. На рынке достаточно продуктов, которые просты во внедрении. Можно начать с одного отдела или функции, например, управление счетами. Посмотрите, как это повлияет на эффективность. Потом можно расширить на всю организацию. Позаботьтесь о том, чтобы СЭД отвечала следующим требованиям: простой пользовательский интерфейс, простота установки и настройки, понятное и полное руководство и наличие качественной технической поддержи.
(От себя добавлю — не пытайтесь уподобиться большой бюрократической конторе! Сохраните свой стиль работы. Сотрудников лучше обучить, на этом не стоит экономить. Лучше сэкономить на анализе и рисовании бизнес-процессов. Вы их и так понимаете. А если нет - скорее всего бизнес уже не малый.)

Миф №4. СЭД — это слишком дорого для малого бизнеса
Малому бизнесу не нужны слишком продвинутые комплексные интегрированные решения, которые обычно внедряют в больших корпорациях. И не нужна большая масштабируемость, ведь пользователей будет немного. Руководствуясь этим можно подобрать решение, которое будет вполне разумно по цене. Кроме того, переход на электронный документооборот поможет снизить расходы на печать. (Но к этому нужно подходить осознанно и управлять процессом, иначе расходы на бумагу только возрастут.)
(И снова скажу от себя — расчет ROI при внедрении СЭД - дело темное. Аналитики вам насчитают что угодно. Доверяйте интуиции. В целом СЭД должна способствовать сокращению издержек и повышению продуктивности.)

Миф №5. Можно совсем избавится от бумажных документов после внедрения СЭД
Итак, вы внедрили СЭД в своем малом бизнесе. Поздравляем! Но не спешите за новым шредером. Бумажные документы все еще нужны. Давайте разделим их на три группы:
1) Документы, которые должны быть в бумажной форме по закону. Например, договоры и др. официальные документы.
2) Документы, которые остаются в бумажной форме, потому что так выстроены бизнес-процессы. Пока ваши курьеры не снабжены iPad"ами, бумаги им нужны.
3) Документы, которые точно не обязаны быть в бумажной форме. Всякие отчеты, служебные записки, заявки, и пр. - все, что не попало в первые две группы. Их можно смело нести в шердер.

По прошествии месяцев и лет постепенно документы из первых двух групп будут переходить в третью. Меняется законодательство и развиваются технологии, может быть скоро проще будет дать каждому курьеру по планшету и не морочиться с бумагой. Так мы когда0нибудь придем к безбумажному офису.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

Надежное хранение и удобный поиск документации.
Поддержка и выполнение канцелярских задач.
Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
Создание аналитических отчетов.
Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
Простота и удобство в создании проектов документации.
Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
Высокая степень защиты данных пользователя.
Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
Не самая добросовестная работа технической поддержки.
Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

Потребление большого количества системных ресурсов.
Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
Сканирование программой-антивирусом.
Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

Работа только с браузером Internet Explorer.
Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
Слабые возможности по расширению функционала.
Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

В данный момент происходит активное развитие программных решений в области ИТ-технологий. Они используются в самых различных сферах деятельности человека и в производстве, и малом бизнесе, образовании и других не менее важных отраслях. Параллельно с этим повсеместно используется множество бумажной документации.

В наше время многие предприятия желают отказаться от бумажных документов и переводят свое предприятие на систему электронного документооборота. Это невероятно удобно и практично.

Разумеется, что с появлением необходимости переводить документацию в электронную систему появляются фирмы, которые занимаются разработкой программных продуктов в данном направлении. И порой эти самые продукты просто шокируют желающих приобрести их своей стоимостью. Тем не менее, благодаря некоторым людям, которые работают не ради корысти, можно найти программы для системы электронного документооборота бесплатно.

Сегодня можно выделить два таких продукта: Alfresco и NauDoc.

NauDoc представляет собой продукт, который предназначен для автоматизации делопроизводства, различных бизнес-процессов, документооборота. Данная программа была разработана компанией NAUMEN. Представленная программа дает возможность управлять процедурой обработки документов, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

NauDoс позволяет организовать хранилище для документов с различными правами доступа на основании ролей. Это позволяет сотрудникам определенной компании просмотреть в любое время документацию, даже если в этот момент ответственный за нее человек отсутствует по каким-то причинам на рабочем месте.

Данная программа имеет журнал регистрации, где можно отследить все передвижения документов и их копий внутри предприятия.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документы на согласование, а после отправлять уже согласованные документы и другим пользователям системы. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в системе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголочке планеты. Таким образом, имеется единое информационное пространство внутри организации и не имеет значение, где находятся его представительства и филиалы.

Технологическими особенностями системы являются следующие:

— стопроцентный web-интерфейс открывает возможности для подключения к системе из любого места;
— в систему интегрировано программное обеспечение, предназначенное для сканирования, а также распознавания текста ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроена таким образом, что авторизация и аутентификация пользователей может осуществляться во внешних службах каталогов;
— система имеет модуль работы с электронно-цифровой подписью. Пользователи могут использовать электронно-цифровую подпись любого криптопровайдера, который поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

К возможностям системы NauDoc можно отнести:

— простоту работы с документами организационно-распорядительного направления. Все электронные документы создаются на основании определенных шаблонов. Пользователю лишь потребуется при создании документа указать значения реквизитов в карточке регистрации документа. Данные значения автоматически добавляются в текст документа. Если это необходимо, то пользователю можно разрешить изменение текста шаблона.

Каждому типу документов можно задать определенный набор реквизитов. Для этого пользователю необходимо иметь права «Технолога».

После создания документа, его отправляют на согласование тем сотрудникам, которые отвечают за данную функцию на предприятии. Процесс согласования полностью сохраняется в системе. Регламентные сроки контролируются автоматически, происходит уведомление нужных сотрудников, а также приходит оповещение о ходе согласования.

При работе с каждым документом система присваивает ему регистрационный номер автоматически.

- управление процессами. Система NauDoc дает возможность автоматизировать процесс документооборота, который связан с управленческими и производственными процессами предприятия. Каждый процесс можно настроить в системе отдельно, то есть для определенного процесса назначаются свое представление внутри системы, ответственные за него лица, а также регламентные сроки. Программа имеет средства формирования отчетов, которые позволяют контролировать каждый этап процесса и при возможном срыве регламентных сроков определить виновника данного происшествия. Собрав данные можно проанализировать процесс и внести необходимые изменения.

- процедуру визирования документов ответственными должностными лицами. После создания документа, он отправляется кругу лиц на визирование, в зависимости от принятого порядка внутри организации. В случае коллективной работы с документом все процедуры проводят за одним и тем же экземпляром документа. Ответственные за визирование лица получают доступ к документу. В любой момент можно создать отчет о согласовании, где проставляется имя и должность визирующего лица, тут же указывается точное время процедуры.

- наличие возможности регистрации бумажных и электронных документов в системе. Автоматическая регистрация в журнале происходит на определенном этапе работы. Специально для бумажных документов в системе предусмотрена электронная карточка, которая имеет возможность прикрепления графического образа документа, который можно получить, отсканировав документ.

- быстрый поиск документов по содержанию и реквизитам. Программа позволяет быстро найти необходимый документ по вводу реквизита, то есть по краткому описанию или регистрационному номеру. Система дает возможность вести поиск по содержанию вложенных файлов, а также самих документов.

- работу с корреспонденцией (входящей и выходящей). Система предоставляет возможность работать с корреспонденцией предприятия, пользуясь почтовым сервером компании. Любое письмо, проходящее через систему, обрабатывается как обычный документ.

Входящая корреспонденция поступает непосредственно к секретарю. Он регистрирует письма в журнале входящей корреспонденции. Документ автоматически получает регистрационный номер. Далее его отправляют к руководителю компании, и после ознакомления с ним отсылается сотрудникам на рассмотрение или же исполнение.

Исходящая документация создается на основе принятого в организации шаблона. Документ отправляется руководителю, который его согласовывает.

После процедуры согласования документ поступает к секретарю, который регистрирует его в соответствующем журнале. После это письмо отправляется секретарем по нужному электронному адресу. Вся корреспонденция автоматически сохраняется в системе и в любой момент каждый желающий может найти то, что ему нужно.

- возможность создания корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании. Система NauDoc позволяет предприятию создавать сайты и размещать на них контент. В данном случае контентом выступают документы, изображения и любые другие объекты, создаваемые в NauDoc.

Система имеет встроенный WISYWIG-редактор, который позволяет редактировать страницы сайта и отличается удобством управления. Также здесь можно управлять публикацией новостей, голосований и анкет.

При необходимости можно изменять дизайн страниц. Доступ к различным разделам сайта позволяет согласовывать документы перед их публикацией на сайте. Сегодня существует две редакции NauDoc: Free и Enterprise.

Давайте рассмотрим вторую бесплатную систему электронного документооборота Alfresco. Эта система широко используется западными компаниями для ведения документации в электронном виде и управления различными проектами. Популярность данного сервиса можно объяснить открытостью кода (Open Source), при этом программа стабильно работает и может использоваться для проектов различных масштабов.

Ничего удивительного в стабильности работы представленной программы нет, поскольку основателем системы выступает Джон Ньютон, который известен тем, что руководит компанией Documentum.

Эта компания является лидером рынка систем электронного документооборота для крупных предприятий. Данной системой успешно пользуются многие корпорации. Система отличается тем, что работает на любых платформах и с разнообразными базами данных.

Alfresco легко справляется с любыми нагрузками хранимых документов при количестве пользователей, превышающих несколько десятков тысяч.

Представленная система мало известна в России, поскольку до недавнего времени никто не мог предоставить профессиональные услуги по организации поддержки и обучению пользования системой Alfresco.

К преимуществам Alfresco можно отнести web-доступность. Система не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры предприятий, следовательно, нет необходимости обновлять клиентское программное обеспечение. Работать в системе можно даже с мобильных устройств, находясь в любой точке планеты. Alfresco отличается наиболее передовым и современным web-интерфейсом.

Стоит сказать, что в последние годы как американские, так и европейские системы электронного документооборота перестали особое внимание уделять web-интерфейсу.

Поддержка осуществляется лишь для удаленного доступа к документации. Это стало следствием того, что люди привыкли редактировать документы с помощью офисных приложений.

Как же тогда решить проблему необходимости работы со стандартными папками и файлами, притом, что они не имеют маршрутизации, не поддерживают необходимую версию, отсутствует доступ и прочее?

Решение было разработано и давно уже используется в системах электронного документооборота.

Давайте представим свой рабочий стол. Здесь, например, находятся две папки. Одна называется «документы для рассмотрения», вторая – «корпоративные документы». Открываем первую и видим определенное количество документов. Документы в этой папке предназначены для рассмотрения и принятия решения. Открывается такой документ в обычном всем MS Word. Оказывается, что Вы имеете возможность не только читать документ, но открыть любую версию документа, прочитать комментарии, вынести решения по нему, отправить данный документ тому, кому необходимо, непосредственно совершая все вышеописанные действия прямо в Word или же другом офисном приложении.

Кроме того, здесь пользователь видит входящие и исходящие задачи.

Если Вам необходимо создать новый договор, а затем отправить его на согласование, нет проблем. Все это можно сделать в MS Word, создать документ и переслать его по указанному стандартному маршруту. Также Вы можете просто скопировать документ в папку «корпоративные документы», и он автоматически отправится по нужному маршруту.

Разумеется, что от web-интерфейса никто отказываться не собирается. Web-интерфейс позволяет совершать более широкий спектр заданий.

Такой способ удобен в поездках, командировках, имея быстрый доступ с мобильных устройств, а также возможность выполнять коллективные задачи с документами и отчетами.

Система Alfresco выпущена в двух основных версиях: Enterprise Edition и Community Edition. Версия Community доступна для бесплатного скачивания и может быть использована любым предприятием. Стоит отметить, что эта версия поддерживается исключительно за счет участников сообщества системы. Несмотря на это, Alfresco Community представляет собой наиболее распространенный вариант системы в европейских государствах.

Система может быть использована небольшим количеством участников, так же как и без труда позволяет обслуживать более десяти тысяч пользователей. Система работает со встроенными базами PostgreSQL и MySQL.