5s практическое руководство по внедрению. Сколько стоит поиск

Метод «5S» (система «5s») – это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства, японской организации производства Kaizen.

Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, оответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

5 шагов методики 5S:

Сортировка, удаление ненужного. На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: немедленно удалены и утилизированы; перенесены в место для хранения; оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.

Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места. Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.

Соблюдение чистоты, систематическая уборка. Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.

“Стандартизировать” процесс. Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.

Совершенствование порядка и дисциплина. Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.

5S помогает:

упорядочить образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.

улучшить безопасность труда, эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.

организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения.

Система 5с – концепция рационализации рабочего пространства, которая пришла к нам из Японии. Она подразумевает, что каждый сотрудник должен максимально оптимизировать свою деятельность, выполняя всего пять правил. Причем новых или специальных навыков от сотрудников не потребуется. Читайте о принципах подхода и о том, как их внедрить.

В послевоенный период, когда японский автопром жестко конкурировал с американским, инженер завода «Тойота» Тайити Оно сумел внедрить принципы порядка, дисциплины и рационализации на предприятии, которые позволили увеличить производительность без существенных затрат.

Система 5с на производстве стала продолжением научных трудов и экспериментов Фредерика Тейлора по внедрению нормирования и рационализации труда на производстве, которые он проводил в США в конце 19-ого века. Однако система 5S основана на Японских традициях и культуре бережливого производства .

Принципы бережливости - основа большинства производств по всему миру, поскольку борьба с потерями ведется уже более 50 лет. А вот компании, работающие, например, в сфере выпуска потребительских товаров, опирались в основном на систему продаж и маркетинг, эффективность производства не входила в число приоритетов - и только в последнее время ситуация изменилась. С развитием новых технологий принципы бережливого производства эволюционировали в новую фазу трансформации бизнеса.

Система 5s: пять принципов

1. Сэири (整理) – Сортировка

Сортировка предполагает, что все вещи и предметы, лежащие на рабочем месте, разделяются на 4 вида по частоте использования: постоянно, часто, редко и никогда. Соответственно, те которые не используются убираются на склад, те которые постоянно – лежат «прямо под рукой», часто используемые – поблизости в ящике и редко нужные – где-нибудь подальше в тумбе.

Вроде все просто и понятно. Наверное, каждый по себе знает, как сложно найти вещь, когда все свалено в кучу. Или когда, скажем, кухня на первом этаже, а накрывают на третьем - бегать туда-сюда очень утомительно. Поэтому принцип, чтобы «все нужное лежало под рукой» экономит время и производительность ().

2. Сэитон (整頓) – Соблюдение порядка

Это метод 5S, согласно которому «все имеет свое место», то есть это прямое продолжение Сэири. Когда вещи отсортированы, каждому предмету должно быть назначено конкретное место. Это место должно быть подписано и обозначено, а сам предмет маркируется красной биркой с соответствующей записью. По-японски такие бирки называются «Канбан» (). Иногда, предметы обводят, чтобы точно знать их расположение.

Как внедрить систему 5s: опыт российской компании

Расскажем, как одной российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить принципы бережливости - вам может быть полезен ее уникальный опыт.

3. Сэисо (清掃) – Содержание в чистоте рабочего места

Часто возникает вопрос, кто должен убирать: сам работник или уборщица. Представьте себе, что уборщица начинает влажной тряпкой протирать открытый компьютер у сотрудника IT-отдела, который может находиться в спящем режиме - короткое замыкание гарантировано. Поэтому правило Сэисо гласит, что сотрудник сам должен убирать за собой рабочее место.

4. Сэикэцу (清潔) – Стандартизация

Стандартизация включает в себя правила, инструкции по выполнению тех или иных работ, нормативы по их выполнению, используемые средства и т. д. Суть в том, что нормировщики, например, уже высчитали, сколько деталей на определенном станке за определенный период должен изготовить рабочий. Если он будет работать по-своему, то:

• либо сделает быстрее, чем нужно (в Японии система «Точно в срок» этого не поощряет), и будет «прохлаждаться», мешая остальным;
• либо сделает быстрее за счет качества (ведь качество и скорость взаимопротивоположные понятия);
• либо сделает медленнее и затормозит работу остальных, либо с большими издержками и т. д.

Система организации и рационализации рабочего места 5S предполагает описание и контроль за исполнением первых трех пунктов: сортировка, порядок и чистота. Периодически начальство делает контрольный обход, и все данные по рабочим местам заносит в контрольный лист:

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ПРОВЕРКИ (фрагмент)

(наименование подразделения)

за __________ месяц 20__ г.

5. Сицукэ (躾) – Самодисциплина и совершенствование

Совершенно очевидно, что вся система 5с не будет работать, если сами сотрудники предприятия не желают ею пользоваться. Для убеждения работников в Японии, прежде всего, используют доски почета персонала, сравнительные фотографии и другую наглядную агитацию.

Кроме того, для использование системы 5s для рационализации рабочего места и процессов, необходим творческий подход. Сотрудники должны предлагать соответствующие улучшения. И руководство в целом должно постоянно оптимизировать процесс. Поэтому японцы часто собираются после работы и обсуждают, как им что-нибудь улучшить.

Например, для оптимизации рабочего пространства часто используют диаграмму «Спагетти» (название из-за схожести с макаронами). На рисунке отмечают маршруты, которые проходят сотрудники или клиенты, или инструменты, или документы и т.д. и видят, как можно по-другому расположить рабочие места, чтобы сократить рабочее время на ненужную беготню.

Рисунок . Диаграмма «Спагетти»

На диаграмме видно, что до изменений товар проходил более длинный путь, чем после расположения отделов и склада по пути следования товара из цеха. Соответственно, это сокращает время на логистику.

Проблемы внедрения системы 5 с (бережливое производство) в России

Однажды директор издательства, где я работал руководителем отдела продаж, предупредил, что завтра у всех сотрудников заберут все ненужные вещи и положат на склад до особого распоряжения. Никто не придал этому особого значения, так как под словом «ненужные» каждый понимал что-то свое.

На следующий день директор с двумя помощниками из отдела охраны стал проходить по отделам и забирать у сотрудников все, что находилось на столах, в ящиках и на полках. Народ возмущался, но бойцы из службы безопасности были непреклонны. После этого директор объявил, что если кому действительно что-то очень нужно, то он должен написать письменную заявку, пойти на склад и там поискать свои вещи.

Больше всех не повезло сотрудникам бэк-офиса. Если бухгалтерию директор обошел стороной, то «делопроизводители» были вынуждены несколько дней ковыряться в мешках и папках на складе с книгами, чтобы найти свои рабочие документы. Что касается канцелярии, то народ не пошел за ней на склад, а заказал все по новой секретарю. Несколько человек не выдержали и уволились.

Результат: несколько месяцев сотрудники все старательно прятали от глаз директора, а он радовался чистым столам. Производительность труда при том не выросла.

В чем же сложность внедрения системы 5с на производстве и в офисах в России?

1) Российский менталитет. В учебниках по международному менеджменту различают три типа культуры свойственные разным народам: моноактивные, полиактивные и реактивные. Моноактивные и реактивные культуры, к которым относятся японцы, немцы, американцы и другие, живут строго по планам, правилам и инструкциям, четко соблюдая все сроки и графики работ. В один промежуток времени они, как правило, делают только одно дело.

Носители полиактивной культуры делают множество дел одновременно, не придерживаясь четких правил, планов и графиков, адаптируя их под текущий момент. Делают не то, что должно, а то, что нравится. К этим культурам относятся: итальянцы, арабы, мексиканцы, африканцы, русские и т. д.

Для представителей этих культур понятия порядок, дисциплина, инструкция, технология и т. д. являются весьма относительными. Они могут поддерживаться на высоком уровне только в авторитарной иерархической структуре, например, армии.

Поскольку для представителей западных культур главным стимулом является вознаграждение, для восточных – наслаждение процессом, а для русских – зуботычина и грозный окрик начальства, то система внедрения «порядка и дисциплины» на рабочем месте на российском предприятии возможно только через силовое давление начальства: ругань, штрафы и т. д.

Смотрите, как действовать, если предстоит перестроить работу. Решение поможет руководителю финансовой службы избежать обратного эффекта реформ - роста текучести кадров и саботажа со стороны сотрудников.

Лучшие деловые практики внедрения системы 5S (США).

Уважаемые посетители нашего сайта предлагаем Вам третью часть Бенчмаркинг - Отчета об исследовании эффективности системы 5 S (The Very Best of 5S)подготовленный Консультантами Anthony Manos & Jennifer Molski из «5S Supply» в 2011 году. Исследование проведено на 50 американских предприятиях из более, чем восьми отраслей промышленности и сфер обслуживания.

В третьей части речь идет об охвате внедрения системы 5 S и о подходах к внедрению, кроме того, приводятся данные о размерах экономического эффекта, достигнутого в рамках Системы 5 S .

С оригиналом отчета вы можете познакомиться .

Во всех ли подразделениях внедрена система 5 S ?

Только в четверти опрошенных (27%) предприятий внедрена система 5 S во всех подразделениях. Многие из респондентов указали, что система 5S была внедрена в производстве и это явный признак того, что офисные и вспомогательные подразделения отстают. При внедрении системы 5S , мы настоятельно рекомендуем вовлекать в проект офисные и вспомогательные подразделения на ранних стадиях внедрения. По нашему опыту больше сопротивления переменам возникают именно там.

Методы внедрения

Наиболее распространенным методом, на сегодняшний день (и мы его рекомендуем) является выбор целевого участка или нескольких участков для внедрения системы 5S . Есть несколько преимуществ, в том числе и возможность выбирать на основе цели внедрения, например, повышение уровня безопасности, снижения затрат или потерь и пр. Кроме того, это помогает получить и продемонстрировать «быстрые результаты», что позволит быстрее «продвинуть» проект внедрения системы 5S внутри предприятия.

Другие распространенные методы внедрения, в порядке убывания: внедрение одного элемента «S » на всем предприятии в одно время, отсутствие формального метода, внедрение системы 5S на всем предприятии сразу и т.д.

Методы внедрения (список):

1. Целевой участок

2. Несколько целевых участков

3. Одно «S» в одно время (1-2 дня)

4. Нет метода

5. 5S за 3-5 дней на всем предприятии

6. 5S на всем предприятии

5 S расходные материалы

Наличие под рукой расходных материалов важно для поддержания системы 5S на высоком уровне. Наиболее распространенные расходные материалы, используемые на опрошенных предприятиях, являются:

1. Клеящиеся этикетки, принтеры этикеток, символы – знаки, принтеры символов – знаков, крепления для символов – знаков, маркеры

2. Различные виды лент: цветные ленты, клейкая лента, лента для маркировки

3. Учебные материалы

4. Наклейки с тенями инструментов, Доски – органайзеры для размещения инструментов

5. Ведра с чистящими и моющими средствами

6. Средство хранения для расходных материалов

7. Краска для разметки и аксессуары для покраски

8. Фото и видео камера

9. Бункеры - корзины, Стенды – органайзеры и держатели к ним.

Экономическая выгода от системы 5 S

Когда респондентам задавали вопрос: «какова экономическая выгода от внедрения вашей системы 5S »? подавляющее большинство ответило «не знаю».

Мы пониманием, что рассчитать экономический эффект от внедрения системы 5S не легко, но это одна из главных причин для Руководства отложить упорядочение рабочих мест. Если мы не можем конвертировать 5S -результаты в доллары, то Руководство останется глухо к необходимым изменениям.

Примерно половина респондентов ответили, что экономический эффект от внедрения системы 5S составляет более 25 000 $ в год.

На графике ниже, причиной того, что 27% респондентов указали экономический эффект менее чем 10 000 $, явилось, то, что на этих предприятиях отсутствует система оценки экономического эффекта от использования системы 5S . Около 50% сообщили, что годовой экономический эффект составляет 25 000 $ и выше, а более 40% респондентов отметили, что затраты на 5S мероприятия составляют менее 1000 $ в год. По нашему опыту возврат инвестиций (ROI ) будет в тех компаниях, которые решили сделать свою систему рентабельной.

Сэйвур Консалтинг. Г. Новосибирск

Такой простой на первый взгляд лин-инструмент как 5 S зарекомендовал себя с положительной стороны. Внедрение системы 5 S дает видимые результаты и вовлекает весь рабочий персонал. Но, к сожалению, его недостаток в том, что обычно такие проекты не приживаются в организации надолго. Получается, что ваши усилия пропадают даром. Чтобы этого не случилось, прислушайтесь к следующим советам по внедрению системы 5S.

Обсуждение цели

Какова цель внедрения системы 5S? Мнение о том, что это дисциплина, чистота, порядок, безопасность и улучшение качества,ошибочно. Все эти пункты являются преимуществами, а вот первоначальная цель -это способность обнаруживать маленькие проблемы на стадии их зарождения. При правильном внедрении системы 5 S станет незаменимым помощником в поиске проблем в абсолютно любой области или процессе предприятия.

Аудит на уровне руководства

Аудит, по своей природе, расточительная,но необходимая процедура. Многие компании проводят процедуры наподобие аудитов. В роли аудитора может выступать член вашей команды или коллега из другой аналогичной команды. Руководство организации также нуждается в проведении определенной формы проверки. Целью такого аудита будет не подотчетность, а нахождение системных препятствий, которые должны быть устранены с целью обеспечения долгосрочного успеха системы 5 S через прямое наблюдение и непосредственное участие.

Регулярная смена подходов к аудитам

Нельзя, чтобы сотрудники организации принимали проверки как должное. Как только проверки становятся рутинными, в тот же момент они теряют эффективность, поэтому очень важно периодически менять их подходы и методы. Можно менять все: от методики оценки и вовлеченных людей до частоты проверки. Самое главное в аудитах - это поиск того, что работает неправильно. На некоторые проблемы нужно взглянуть с другой стороны. Разные формы аудитов помогут увидеть то, что было упущено раньше.

Увеличение количества аудитов во время критической ситуации

Первая реакция, когда вы узнаете, что в какой-либо части предприятия настала критическая ситуация – прекратить проверки и бросить все силы на разрешение кризиса. В корне неверное решение. Очень важно, чтобы все процессы были настолько стабильными, насколько это возможно.Это нужно для того, чтобы вы могли сосредоточить все свое внимание на проблеме, которая стала причиной критической ситуации. Если система 5S действительно связан с разработкой стабильного процесса, в такой ситуации важно поддерживать эту системы еще сильнее, чем обычно.

Эскалация проблем

Если проверка находит какую-нибудь проблему в процессе, обязательно должны быть приняты меры. Нет никакого смысла в обнаружение проблем без последующей эскалации проблем в систему 5 S . Это необходимо для принятия правильных корректирующих действий.

Устранение дверей и ящиков

Проблемы можно решить только, когда они видны. Изначально, двери шкафов и ящики нужны, чтобы скрыть беспорядок. Но при внедрении системы 5 S мы хотим не скрывать его, а устранить. Ликвидация дверей и ящиков может облегчить процесс наблюдения и обнаружения поломок.