Программа для учета заявок и заказов, предназначена для автоматизации процесса учета заказов или приема заявок в небольшой коммерческой организации. Программа полностью автоматизирует оперативный и управленческий учет фирмы, существенно облегчая труд работников и руководителей. Поскольку программа построена на платформе, она проста и интуитивно понятна для пользователя, как и другие проекты, созданные на этой платформе. Поэтому, даже мало знакомый с компьютером человек сможет с ней работать.
В программе есть очень удобный каталог товаров. Каждый товар обладает набором характеристик, например: наименование, штрих-код, производитель, страна производства и т.д. Набор характеристик товара может быть любым, т.е. можно легко и быстро добавить товару нужные характеристики или удалить ненужные. По каждой из характеристик можно установить фильтр, чтобы производить быстрый поиск нужного товара по каталогу. Также для более удобного и быстрого поиска в программе учета заказов предусмотрено дерево папок. Оно позволяет создать свою классификацию товаров и поместить товары в соответствующие им папки. Каждому товару можно добавить неограниченное число фотографий. Список товаров можно импортировать из таблицы Excel и экспортировать из программы в таблицу Excel. Программа поддерживает работу со сканером штрих-кодов. Сканер подсоединяется к компьютеру через USB-порт и считывает штрих-код, считанные данные подставляются в поле фильтра и нужный товар находится автоматически.
Поскольку помимо продажи товаров организации могут оказывать еще и сопутствующие услуги, то программа для учета заявок и заказов предусматривает и список услуг. Каждая услуга имеет нужный набор характеристик, который, при необходимости, можно изменить. Есть возможность поиска по любой из характеристик. Список услуг можно загрузить из таблицы Excel.
Для автоматизации расчетов с поставщиками в программе есть база данных поставщиков. Каждый из них имеет необходимый набор характеристик: наименование, телефон, реквизиты и т.д. Автоматически считается баланс поставщика. Он рассчитывается, как разница между общей суммой поставленных товаров и общей суммой оплат данному поставщику. Список можно фильтровать по любому полю.
Программа для учета заказов содержит и список менеджеров Вашей организации. По каждому из них ведется статистика и хранится нужная информация. Каждый менеджер имеет свой процент от продаж, в соответствии с которым автоматически считается его заработная плата и формируется баланс менеджера. Здесь также есть фильтры по нужным характеристикам.
База данных покупателей также предусмотрена в программе учета заявок. Наименование, реквизиты, данные для формирования договоров – все это характеризует каждого покупателя. Список характеристик можно изменить в соответствии с Вашими пожеланиями. Автоматически накапливается общая сумма покупок. Список покупателей можно импортировать в программу из таблицы Excel и экспортировать из программы в Excel, при необходимости. Этот список можно отфильтровать по любой из характеристик покупателя.
Приход товаров осуществляется через одноименную операцию. Выбираем поставщика и добавляем товары из каталога товаров, указывая их количество и меняя цену покупки при необходимости. Список товаров в операцию Приход можно импортировать из таблицы Excel. Это очень удобная функция. Если Ваш поставщик может выслать Вам Excel файл со списком поставленных товаров, то Вам останется только загрузить эти данные в программу. Для этого нужно всего лишь нажать кнопку Импорт из Excel и выбрать файл со списком товаров, и данные попадут в программу автоматически. Количество поставленного товара попадет на склад, а общая сумма поставки запишется на баланс поставщика. Список операций прихода оснащен фильтрами по поставщику и по дате операции.
Учет заказов в программе происходит очень просто. Нужно выбрать состояние заказа и покупателя из списка покупателей. Фамилия менеджера подставится автоматически исходя из имени пользователя, под которым Вы находитесь в п

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Анализ организационно-экономической схемы предприятия и ее описание

1.3 Анализ уровня автоматизации на собственном предприятии и методы поставленной задачи в других организациях

2. Проектная часть

3 Расчет надежности информационной системы

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В современном мире информация рассматривается, как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой, финансовой и многих других деятельностях.

Отыскание рациональных решений в любой сфере требует больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технологических средств.

Внедрение информационных технологий, современных средств переработки и передачи информации в различные сферы деятельности послужило началом информации, которая является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в различных сферах деятельности человека, а также ее автоматизация и учета, что позволяет облегчить работу ручного труда.

Для успешного развития бизнеса необходимо решить проблемы учета приема и выполнения заявок клиентов.

Целью данной дипломной работы является разработка автоматизированной информационной системы «Учет заявок на ремонт и диагностику».

Задачи исследования:

Разработка базы данных;

Разработка приложения для работы с базой данных (БД).

Объект исследования - учет торгового и офисного оборудования на предприятиях торговли

Предмет исследования - разработка автоматизированной информационной системы учета заявок сотрудников на обслуживание компьютерной, офисной и торговой техники в ООО «Платина»

Методы и средства решения поставленной задачи:

Изучение организационно-правовой документации учреждения;

Проектирование информационных процессов с помощью средства BPWin;

Разработка информационной системы с помощью среды программирования Delphi и СУБД в офисном приложении Access.

Основные практические результаты:

Практическим результатом является информационная система, которая повысит эффективность, скорость обработки, структурирует и облегчит процесс учета заявок в отдел автоматизации.

1. Аналитическая часть

1.1 Анализ организационно-экономической схемы предприятия и её описание

Самбери - самая крупная розничная сеть на Дальнем Востоке по количеству гипермаркетов и одна из крупнейших по объему продаж. Первый на Дальнем Востоке гипермаркет «Самбери», был открыт 29 апреля 2004 г. в Хабаровске работающий в формате Дискаунтер.

Сегодня «Самбери» - включает в себя 16 гипермаркетов, расположенных в: Хабаровске, Биробиджане, Владивостоке, Комсомольске-на-Амуре, Уссурийске. В будущем компания планирует открыть гипермаркеты во всех городах Дальнего Востока.

Основной сферой деятельности гипермаркетов Самбери является розничная торговля.

Так же на многих гипермаркетах существует собственное производство, на котором изготавливаются такие продукты как хлеб, мясо для шашлыка, салаты, горячие блюда и др.

В отличие от других магазинов, гипермаркет Самбери, выделяется прежде всего, масштабностью. Благодаря большой торговой площади в гипермаркете размещен самый различный ассортимент товаров.

Цены в гипермаркете ориентированы как на менее состоятельного клиента, так и на оптовых покупателей.

В гипермаркете регулярно проводятся акции, что позволяет клиентам, покупать товары дешевле.

Так же рядом с гипермаркетом находится вместительная парковка, что позволяет покупателям вывозить покупки прямо в тележке и грузить их в автомобиль.

На рисунке 1.1 представлена структура организации, в которую входит:

Директор гипермаркета;

Коммерческий отдел;

Контролер управления;

Отдел персонала;

Производственный сектор;

Служба предотвращения внештатных ситуаций.

Рисунок 1.1 - Структура организации ООО «Платина»

В организации ООО «Платина» имеется4 службы, таких как: «ОЭиТО» «Отдел автоматизации» «отдел персонала» «служба предотвращения внештатных ситуаций»

1. Производственный сектор, который включает в себя собственное производство и привозное.

2. Отдел ЗП - Зона приемки товара, тут начинается круговорот товара в магазине.

3. Коммерческий отдел, в котором находятся менеджеры продуктовых и пром отделов магазина, а именно:

Промышленный 1;

Промышленный 2;

Промышленный 3;

Напитки и табачные изделия;

Бакалея;

Кондитерский отдел;

Скоропортящиеся товары;

Овощи - фрукты;

Замороженные товары;

Подробнее о каждом из отделов.

«ОЭиТО» - отдел занимается мелким ремонтом оборудования магазина, работает с электричеством в гипермаркете, установка оборудования для продажи: такого как полки магазина, доп. места продажи (плато, холодильники)

«Отдел персонала» - отдел занимается подбором персонала, оформлением, и занесением в базу, так же работают с трудовыми договорами, следят за сан книжками сотрудников, устраивают мероприятия, проводят тренинги для сотрудников, и др.

«Служба предотвращения внештатных ситуаций» - отдел занимается предотвращением хамства со стороны сотрудников компании, так же поимкой тех, кто пытается своровать товар, оклейкой товара в целях предотвращения краж

Производственный сектор - в данном отделе в основном готовят блюда собственного производства, которые можно встретить на витрине гипермаркета.

Отдел ЗП - зона приемки, весь товар который приходит в магазин сначала попадает на зону приемки, операторы зоны приемки, подготавливают документы на прием товара, кладовщики принимают товар, пересчитывают и добавляют в базу 1С, далее товар отправляется в торговый зал.

Коммерческий отдел - отдел менеджеров, которые занимаются руководством своего направления, делают заказы на товар в свой отдел.

Информационная система разрабатывается для отдела автоматизации ООО «Платина».

Отдел автоматизации ООО «Платина» занимается как ремонтом, диагностикой оборудования так и его настройкой, консультированием пользователей, исправлением неполадок с различным торговым и офисным оборудованием.

Этапы технологического процесса по ремонту техники:

Получение неисправной техники;

Выявление причины поломки;

Поиск и подбор необходимых деталей;

Устранение поломки.

В организационную структуру Отдела автоматизации входят:

Системный администратор;

Помощник системного администратора;

Помощник системного администратора.

Прием оборудования в отдел автоматизации ООО «Платина» отображен схемой (см. рис. 1.2):

Рисунок 1.2 - Схема передачи заявки

Заказы, поступающие в отдел автоматизации, выполняются специалистами отдела, в работу по диагностике и ремонту компьютеров и оргтехники входят:

Установка и настройка ОС;

Устранение ошибок работы ОС, оптимизация работы ОС под конкретную конфигурацию ПК;

Установка новых устройств и драйверов к ним;

Восстановление «упавших» ОС;

Восстановление данных с HDD, USB-Flash вследствие логических сбоев;

Работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир- диагностика неполадок и ремонт;

Диагностика и ремонт торгового оборудования, такого как Весы, Кассы, прайс-чекеры, ручные сканеры, принтеры ШК.

Решаемые задачи:

Изучение структуры учреждения, выявление его основных задач и функций;

Анализ информационных процессов, протекающих в учреждении;

Выявление функциональных задач информационной системы;

Разработка базы данных;

Разработка структуры базы данных

Разработка базы данных

Создание приложения для использования базы данных в среде Delphi 7 XE;

Подключение базы данных к приложению, созданному в Delphi 7 XE;

Доработка приложения, добавление отчетности, и других дополнительных возможностей программы.

На предприятии ООО «Платина» нет собственной системы по учету заявок на ремонт и диагностику оборудования, поэтому принято решение о необходимости автоматизации данного процесса. Автоматизированная информационная система позволит сэкономить время на поиски документов по ремонту оборудования, диагностике, позволит выводить отчеты по проделанной работе, а так же отчеты для решения дальнейшего решения о продолжении использования оборудования или его утилизации.

Местом решения выбран кабинет отдела автоматизации ООО «Платина»

Для автоматизации процесса поставлена следующая цель: Разработка автоматизированной информационной системы учета заявок сотрудников на обслуживание компьютерной, офисной и торговой техники в ООО «Платина».

Данная автоматизированная система предназначена для сотрудников отдела автоматизации ООО «Платина».

Решение поставленной цели началось в Январе 2015 года, срок окончания проектирования данной автоматизированной системы намечен на июнь 2015 года.

Для разработки программного обеспечения потребовались данные об оборудовании находящемся на гипермаркете, о сотрудниках и отделах гипермаркета.

Всю необходимую информацию по оборудованию я извлек из актов приема оборудования на гипермаркете.

Информацию о работающих сотрудниках мне удалось получить из ПО, установленного на предприятии, а именно 1С: предприятие.

Данные по структуре компании и отделах компании были получены на корпоративном сайте.

Результатом работы будет являться вывод отчетов по счетам диагностики оборудования, работа оборудования, счет по предоставлению услуг на обслуживание картриджей, а так же списанию оборудования, отчетов по оборудованию за определенный период для принятия решения использования в дальнейшемоборудования. Отчеты будут выводиться на печать, посредством приложения автоматизированной информационной системы учета заявок сотрудников на обслуживание компьютерной, офисной и торговой техники в ООО «Платина».

1.2 Анализ входной информации и процессов

Оформлением сломанного оборудования компании занимается системный администратор, который затем передает всю необходимую информацию, указания к выполнению специалисту (см. рис. 1.3).

Рисунок 1.3 - Общая схема работы приема сломанного оборудования в отдел автоматизации.

При приеме любого оборудования в отдел автоматизации заполняется квитанция приема техники, в которой содержится следующая информация: идентификационный номер оборудования, наименование оборудования, внешние характеристики, год изготовления, далее указывается вид работы - диагностика поломки или ремонт, дата приема заказа и дата завершения работы. Схема работы (см. рис. 1.4.).

Рисунок 1.4 - Декомпозиция работы отдела автоматизации в сфере починки торгового и офисного оборудования компании.

автоматизация информационный база данные

Для автоматизации процесса необходимо структурировать информацию и определить типы вводимых данных. Для этого существует 11 таблиц базы данных в которых будет храниться вся информация по работе с оборудованием.

Главным образом разрабатываемая информационная система предназначена для хранения информации по оборудованию побывавшем ремонте, при помощи данной ИС возможно рассчитать стоимость ремонта оборудования за определенный период и в случае непригодности оборудования, сформировать акт списания в котором будет указана стоимость всех ремонтов на протяжении эксплуатирования торгового или офисного оборудования, на основании которого можно списать данное оборудование, далее сотрудник ОА может просмотреть количество списанного оборудования и заказать новое.

1.3 Анализ уровня автоматизации на собственном предприятии и методы решения поставленной задачи в других организациях

ООО «Платина» не имеет специально разработанного ПО для учета сломанного оборудования, так как деятельность организации не предусматривает работу с данными задачами, для реализации которых оно необходимо.

Каждый сотрудник имеет свое рабочее место, рабочее место оснащено компьютером и оргтехникой, телефонной связью. Каждый пользователь компьютера имеют свою учетную запись и свой пароль.

Средняя конфигурация компьютеров: процессор AMDSempron ™ Processor 2800+ 1,6 ГГц, оперативная память 2 GB, видеокарта интегрированная 512 MB.

Для защиты от вирусов установлена антивирусная программа ESET NOD32 Secure Enterprise. Выход в сеть Интернет может осуществляться только системными администраторами.

В основном на предприятии используются программы, такие как:

1C версии 8.2;

Серверные программы для настройки весов самообслуживания;

LWdasi для обновления конфигурации фасовочных весов;

Клиентское приложение MFPManager для поточного сетевого сканирования;

Dameware для удаленного управления ПК пользователей;

MSWord - текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

MSExcel - табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;

Outlook - менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

Foxit Reader - ПО для просмотра документов в формате PDF. Используются программы редактирования изображений;

Adobe PhotoShop и CorelDraw.

В настоящее время компания не использует ПО для учёта заявок не рабочего оборудования.

Решением проблемы автоматизации учёта заявок может быть разработка автоматизированной информационной системы строго по выполняемым функциям.

На предприятии существует аналог системы учета оборудованияSet: Cristal, проблема данного продукта заключается в следующем, он не нацелен именно на учет заявок по ремонту, диагностике оборудования, так же в нем выводится неполная информация по оборудованию, к тому же производится учет только лишь неполного списка торгового оборудования такого как: кассы, весы и термопринтеры.

В планах совершенствование ИС, добавление новых возможностей по выводу бланков документации используемых при работе с оборудованием.

1.4 Выявление объекта и задачи автоматизации

Объектом исследования данной работы будет являться компания ООО «Платина», а точнее работа, которая проводится с заявкой на обслуживание оборудования (см. рис. 1.5).

Рисунок 1.5 - Объект автоматизации ООО «Платина»

Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

По первой главе можно сделать определенные выводы:

С помощью ИС станет возможным автоматизировать прием оборудования в ремонт, отслеживания процесса его ремонта, диагностики, а так же ИС позволит определять необходимость списания данного оборудования, по причине непригодности или же нецелесообразного ремонта, так как стоимость ремонта превышает 60 % от стоимости оборудования;

При помощи информационной системы мы можем получить следующие отчеты;

В результате применения автоматизированной ИС может быть уменьшено время, затраченное на оформление заявок, поиск информации по конкретному оборудованию или списку оборудования находящемся на гипермаркете.

2. Практическая часть

2.1 Разработка концепции построения информационной модели информационной системы

Основной задачей разрабатываемой информационной системы является - автоматизация процесса учета заявок от сотрудников на обслуживание компьютерной, офисной и торговой техники в ООО «Платина»

В качестве исходных данных является информация, полученная непосредственно со слов сотрудника компании ООО «Платина». Эти данные нужно обрабатывать и сохранять.

Таким образом, было принято решение разработать приложение для учета оборудования.

К разрабатываемой АИС были предъявлены следующие требования:

– АИС должна обладать удобным интерфейсом для пользователя, быть надёжной и не сложной в работе;

– АИС должна позволять осуществлять поиск информации в базе данных;

– АИС должна позволять формировать отчеты по выбору определенного оборудования за отчетный период, а также должен осуществляться подсчет по счетам (диагностика, ремонт, картриджи).

На рисунке 2.1 представлена концептуальная модель разрабатываемой автоматизированной информационной системы:

Рисунок 2.1 - Концептуальная модель ИС

Исходя из предъявленных требований, системой управляет «системный администратор» который отвечает за создание, удаление, редактирование данных о оборудовании и картриджах.

Также системный администратор должен иметь возможность печати отчетов.

Пример диаграммы взаимодействия основного автоматизируемого процесса - ввода информации о поступившем оборудовании (см. рис. 2.2).

В данной диаграмме представлены три таблицы: «ремонт», «вывод счета по ремонту», «оборудование в ремонте», т.к. взаимодействие других таблиц аналогичны представленным.

Рисунок 2.2 - Диаграмма взаимодействия функции ввода информации

Рассмотрим данную функцию более подробно:

Шаг 1: после того, как системный администратор авторизуется в системе, происходит запуск главной формы. С этой формы он активирует форму «Ремонт».

Шаг 2: системный администратор заполняет информацию о поступившем оборудовании используя данные из дополнительных справочников (типовое оборудование, оборудование, контрагенты) данные вводятся как с клавиатуры, так и берутся из раскрывающихся списков, поля дата заполняются при помощи календаря.

Шаг 3: после происходит возврат на главную форму.

Шаг 4: переход на форму оборудование в ремонте

Шаг 5: на данной форме системный администратор может использовать сортировку, поиск, выбор даты и конкретного оборудования для составления отчета за определенный период времени, вывести отчет на печать.

Шаг 6: после происходит возврат на главную форму.

Шаг 7: переход на форму «Счет на оборудование в ремонте»

Шаг 8: на данной форме системный администратор так же может использовать сортировку, поиск, выбор даты и конкретного оборудования для составления отчета за определенный период времени, вывести отчет на печать с предварительным подсчетом общей суммы ремонтов оборудования.

Шаг 9: возврат на главную форму.

2.2 Разработка структуры базы данных

Разработка структуры базы данных была выполнена с описания логической и физической моделей (см. рис. 2.3). Первоначальным этапом является выявление сущностей модели и определение связей между ними.

Рисунок 2.3 - Логическая модель базы данных

Разрабатываемая база данных состоит из 13 таблиц, 8 из них основных: «оборудование», «Ремонт», «Диагностика», «Списание оборудования», «обслуживание картриджей», «Счет по картриджам», вывод счета по диагностике», «вывод счета по ремонту» и 5 справочников.

Необходимо выявить атрибуты каждой сущности и определим их тип (см. рис. 2.4).

Рисунок 2.4 - Физическая модель базы данных

Для организации и ведения базы данных была выбрана система управления базами данных MSAccess. Основными аргументами выбора явились следующие параметры:

– доступность;

– удобство работы;

– устойчивость;

– быстрота функционирования.

Подробнее рассмотрим таблицы и их атрибуты.

Таблица «Ремонт» содержит информацию об оборудовании побывавшем в ремонте (см. табл. 2.1).

Таблица 2.1 - Описание атрибутов таблицы «Ремонт»

Таблица «Диагностика» содержит информацию об оборудовании побывавшем на диагностике (см. табл. 2.2).

Таблица 2.2 - Описание атрибутов таблицы «Диагностика»

Таблица «Журнал учета ТСД за МОЛ» содержит информацию за кем закреплено оборудование ТСД (см. табл. 2.3).

Таблица 2.3 - Описание атрибутов таблицы «Журнал учета ТСД за МОЛ»

Таблица «Оборудование» содержит информацию по оборудованию находящемся на магазине (см. табл. 2.4).

Таблица 2.4 - Описание атрибутов таблицы «Оборудование»

Таблица «Обслуживание картриджей» содержит информацию по предоставляемым услугам на обслуживание картриджей и стоимости (см. табл. 2.5).

Таблица 2.5 - Описание атрибутов таблицы «Обслуживание картриджей»

Таблица «Списание оборудования» содержит информацию по оборудованию, которое списали и утилизировали (см. табл. 2.6).

Таблица 2.6 - Описание атрибутов таблицы «Списание оборудования»

Таблица «Справочник картриджей» содержит информацию по всем картриджам на предприятии (см. табл. 2.7).

Таблица 2.7 - Описание атрибутов таблицы «Справочник картриджей»

Таблица «Справочник контрагентов» содержит информацию по всем поставщикам услуг, с которыми работает ООО «Платина» (см. табл. 2.8).

Таблица 2.8 - Описание атрибутов таблицы «Справочник контрагентов»

Таблица «Справочник поверка весов» содержит информацию по дате проведения поверки и дате окончания поверки (см. табл. 2.9).

Таблица 2.9 - Описание атрибутов таблицы «Справочник поверка весов»

Таблица «Справочник типового оборудования» содержит в себе все типы оборудования для быстрого заполнения связанных таблиц (см. табл. 2.10).

Таблица 2.10 - Описание атрибутов таблицы «Справочник типового оборудования»

Таблица «Счет Диагностика» содержит в себе информацию по счетам за оборудование, находившееся на диагностике(см. табл. 2.11).

Таблица 2.11 - Описание атрибутов таблицы «Счет Диагностика»

Таблица «Счет Картриджи» содержит в себе информацию по счетам за ремонт или заправку картриджей (см. табл. 2.12).

Таблица 2.12 - Описание атрибутов таблицы «Счет Картриджи»

Таблица «Счет Ремонт» содержит в себе информацию по счетам за оборудование, находившееся в ремонте (см. табл. 2.13).

Таблица 2.13 - Описание атрибутов таблицы «Счет Ремонт»

2.3 Разработка клиентского приложения

Разработка клиентского приложения производилась в среде программирования DelphiXE7. Данная среда предоставляет нам все необходимые возможности для реализации проекта.

Приводится схема интерфейса программы, на которой изображены Основные формы приложения (см. рис. 2.5).

Рисунок 2.5 - Схема интерфейса клиентского приложения, основные формы

Рассмотрим схему интерфейса программы, на которой изображены дополнительные формы приложения (см. рис. 2.6).

Рисунок 2.6- Схема интерфейса клиентского приложения, дополнительные формы

После правильного ввода логина и пароля, запускается главное окно программы, в котором отображаются функциональные кнопки для системного администратора, работающего с программой.

Опишем данную форму более подробно:

В контекстном меню есть вкладки: Файл, Таблицы, справочники, запросы, Настройки, о программе.

На панели инструментов расположены дополнительные компоненты для удобства работы, а именно часы, калькулятор, 2 справочника

Ниже мы видим вкладки: Таблицы, справочники, запросы. При нажатии на вкладку в окне справа открывается панель с таблицами и запросами, предназначены они для быстрого перехода на нужную нам форму.

Для начала рассмотрим форму «ремонт» с которой и начинается заполнение заявки на прием оборудования.

На форме «ремонт» мы можем добавить информацию о новом оборудовании, поступившем в ремонт, некоторые поля таблицы выбираются из других таблиц, такие как: наименование, инвентарный номер, серийный номер, дата ввода в эксплуатацию. На форме присутствуют кнопки для добавления и редактирования данных в таблице: добавить, удалить, изменить. Присутствует кнопка «выход», так же на форме присутствует поиск по всем полям таблицы, а также сортировка по инвентарному номеру, дате ввода в эксплуатацию и началу ремонта. Такие поля как № Диагностики, конец ремонта и стоимость ремонта заполняются позже, после отправки оборудования на диагностику и принятия решения по дальнейшему ремонту оборудования.

Следующим шагом становится отправка оборудования на диагностику переходим на форму «Диагностика» для заполнения информации по диагностике.

На форме «Диагностика» мы можем добавить информацию о новом оборудовании, побывавшем на диагностике, некоторые поля таблицы выбираются из других таблиц, такие как: наименование, инвентарный номер, серийный номер, наименование контрагента. На форме присутствуют кнопки для добавления и редактирования данных в таблице: добавить, удалить, изменить. Присутствует кнопка «выход» так же на форме присутствует поиск по всем полям таблицы, а также сортировка по наименованию, инвентарному номеру и серийному номеру.

Все справочные данные по оборудованию хранятся в таблицах «оборудование» и «справочник типового оборудования» рассмотрим форму «оборудование», привязанную к таблице «оборудование».

На форме «Оборудование» мы можем добавить информацию о новом оборудовании, появившемся на предприятии, из раскрывающегося списка выбирается наименование оборудования, которое берется из таблицы «справочник типового оборудования. На форме присутствуют кнопки для добавления и редактирования данных в таблице: добавить, удалить, изменить. Присутствует кнопка «выход»

Так же на форме присутствует поиск по всем полям таблицы, а также сортировка по наименованию и дате ввода в эксплуатацию.

На форме «Список типового оборудования» мы можем добавить информацию о новом оборудовании появившемся на предприятии.

Отдельная таблица разработана для удобства заполнения таблиц, с которыми она связана, а именно добавление выпадающего списка по наименованию. Связь происходит по полю «№ типового оборудования». На форме присутствуют кнопки для добавления и редактирования данных в таблице: добавить, удалить, изменить. Присутствует кнопка «выход»

Так же на форме присутствует поиск по всем полям таблицы, а также сортировка по наименованию, типу оборудования, по номеру типового оборудования.

Чтобы иметь информацию по статусу счета об оплате, создана таблица «счет на диагностику» далее таблица будет использована для объединения с таблицей «диагностика» для вывода отчета по затратам на диагностику.

На форме присутствуют кнопки для добавления и редактирования данных в таблице: добавить, удалить, изменить. Присутствует кнопка «выход»

Имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по: № диагностики, по статусу счета. Присутствует кнопка «выход»

Аналогично заполняются таблицы счетов по ремонту, а также счету на обслуживание картриджей.

Дополнительной функцией АИС является учет картриджей на предприятии, для этого созданы таблицы «справочник картриджей» и «обслуживание картриджей» сначала рассмотрим таблицу «справочник картриджей»

На форме «Справочник по картриджам» мы можем добавить информацию о новом картридже, поступившем на предприятие. Так же на форме присутствуют кнопки для редактирования данных в таблице: удалить, изменить, кроме того имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по ID картриджа, по количеству заправок, по статусу. Присутствует кнопка «выход»

На форме «Справочник по картриджам» мы можем добавить информацию о стоимости услуг предоставляемым по обслуживанию картриджей. Поля заполняются как вручную с клавиатуры, так и выбирая из выпадающего списков, привязанных к другим таблицам, также на форме присутствуют кнопки для редактирования данных в таблице: удалить, изменить, кроме того имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по модели, по услуге, по стоимости услуги. Присутствует кнопка «выход»

Так же существует справочник поверки весов, поверка весов обязательная ежегодная процедура, для того чтобы автоматизировать данный процесс и отслеживать, когда в следующий раз необходимо проводить поверку, была создана таблица и запрос по выводу информации о поверке.

Рассмотрим запрос на поверку весов и отчет по данному запросу

На форме «Информация по поверке весов» отображен SQLзапрос на вывод информации из таблиц «справочник типового оборудования», «оборудование», «справочник поверки весов».Мы можем просмотреть всю интересующую информацию, так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по дате поверки, по окончанию поверки, по наименованию. Присутствует кнопка для печати отчета.

Выведем отчет по данной форме, который выводится при нажатии на кнопку «вывести отчет»

Как и на любом предприятии, есть оборудование которое необходимо списывать, для этого создана таблица и запрос по списанию оборудования, рассмотрим запрос и вывод отчета по нему.

На форме «Информация по списанному оборудованию» отображен SQLзапрос на вывод информации из таблиц «Диагностика», «Списание оборудования», «справочник типового оборудования», «оборудование».

Так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по дате списания и по наименованию. Присутствует кнопка для печати отчета.

Рассмотрим отчет по данной форме, который выводится при нажатии на кнопку «вывести отчет»

В данном отчете выводится дата печати отчета, вся информация из запроса, наименование отчета и строка для подписи системным администратором.

На форме «Вывод счета по диагностике» отображен SQL запрос на вывод информации из таблиц «Диагностика», «Счет диагностика», «справочник типового оборудования», «оборудование».

Так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по началу диагностики, по наименованию, по стоимости диагностики, так же присутствует фильтр по дате за определенный период и кнопка для печати отчета.

Выведем отчет по счету на оборудование «весы Bizerba», находящееся на диагностике

На форме «Вывод счета по картриджам» отображен SQLзапрос на вывод информации из таблиц «Обслуживание картриджей», «Справочник картриджей», «Счет картриджи», «справочник контрагентов».

Так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка, так же присутствует фильтр по дате за определенный период и кнопка для печати отчета.

Выведем отчет по счету на обслуживание картриджей.

В данном отчете выводится вся информация из запроса, итоговая стоимость, дата печати отчета, наименование отчета и строка для подписи системным администратором.

Рассмотрим запрос на вывод счета по ремонту, с функцией подсчета общей суммы затрат на ремонт оборудования, для этого откроем форму «Вывод счета по ремонту»

На форме «Вывод счета по ремонту» отображен SQL запрос на вывод информации выбираемой из таблиц «Ремонт», «Справочник контрагентов» «Диагностика», «Счет ремонт», «справочник типового оборудования», «оборудование».

Так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по началу ремонта, по наименованию, по стоимости, так же присутствует фильтр по дате за определенный период и кнопка для печати отчета.

Выведем отчет по счету за ремонт.

В данном отчете выводится вся информация из запроса, итоговая стоимость, дата печати отчета, наименование отчета и строка для подписи системным администратором.

Выведем запрос по оборудованию побывавшем или находящимся в ремонте, в данном запросе будет добавлена возможность выбора определенного оборудования совместно по инвентарному номеру и по дате за определенный период времени, выставив нужные параметры в фильтре «оборудование за период»

На форме «Запрос по ремонту оборудования» отображен SQL запрос на вывод информации выбираемой из таблиц «Ремонт», «Справочник контрагентов» «Диагностика», «справочник типового оборудования», «оборудование».

Так же имеется поиск по всем полям таблицы и сортировка по началу ремонта, по наименованию, по стоимости, так же присутствует фильтр по дате и инвентарному номеру для вывода отчета по определенному оборудованию за отчетный период, и кнопка для печати отчета.

Отфильтруем запрос по оборудованию с инвентарным номером:29014560454 за период 01.04.2015: 16.06.2015

Выведем отчет по оборудованию с инвентарным номером:29014560454 за период 01.04.2015: 16.06.2015

3. Расчет надежности информационной системы

Тест №1. Проверка ввода информации в поле «№ акта списания», представленная на рисунке 3.1. и на рисунке 3.2. При сохранении данных не происходит проверки на заполнение всех необходимых полей.

Рисунок 3.1 - Проверка ввода информации в поле «№ акта списания»

Рисунок 3.2- Проверка ввода информации в поле «№ акта списания

Описание результата: тест не пройден,данные заносятся в информационную систему.

Необходимые действия: исключить ввод данных.

Тест №2. Проверка реакции системы на отсутствие данных при вводе данных, представленная на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 - Проверка реакции системы на отсутствие данных при вводе данных

Описание результата: тест пройден, выдается предупреждающее сообщение.

Необходимые действия: оставить как есть.

Тест №3. Проверка целостности системы.

Моделирование надежности функционирования отдельных компонентов информационной системы

Надежность функционирования ИС складывается из надежности аппаратных средств, при помощи которых реализуется программа, надежности самого программного приложения (ПП) и качества работы системного администратора. Это можно представить в виде следующей линейной структуры, изображенной на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 - Схема надежности функционирования ИС

Необходимо произвести изучение структуры каждого блока, выполнить анализ компонентов, выявить взаимосвязи между отдельными элементами. Другими словами, необходимо представить структурные схемы каждого из трех блоков с необходимой степенью детализации и рассматривать данные структуры как подсистемы общей системы надежности ИС. Затем переходить к сбору данных о функционировании элементов, подсистем и системы в целом. Основное содержание данного этапа состоит в идентификации параметров системы с целью последующего включения их в модель. Этот этап связан с определением числовых значений параметров надежности системы в режиме её функционирования.

Следовательно, вероятность безотказной работы будет рассчитана по следующей формуле:

где - вероятность безотказной работы приложения,

Вероятность безотказной работы аппаратных средств,

Вероятность безотказной работы системного оператора.

Расчет надежности аппаратных средств

Рассмотрим надежность работы ПП в зависимости от надежности работы аппаратной части (технических средств) и программного обеспечения ПК. В этом случае обобщающимпоказателем надежности работы ПП может быть вероятность отсутствия сбоев технических средств и программного обеспечения в течении времени t. Считая независимыми сбои технических средств и программного обеспечения, величину можноопределитькак:

Пусть система состоит из n элементов, каждый из которых имеет определенные характеристики надежности Pi(t), Qi (t), лi (t), ti (средняя наработка до отказа). Если аналогичные показатели надежности системы обозначить соответственно через P(t), Q(t), л (t) и t , то можно получить следующие расчетные зависимости.

Рассчитаем вероятность безотказной работы ПК без резервирования для конфигурации, изображенной на рисунке 3.5, и построим график зависимости вероятности безотказной работы от времени работы.

Рисунок 3.5 - Конфигурация компьютера

В соответствии с расчётной блок-схемой вероятность безотказной работы системы определяется как:

где N - количество таких элементов;

Pi - вероятность безотказной работы i-го элемента.

Вероятность безотказной работы системы с раздельным резервированием определяется как:

где Pi - вероятность безотказной работы i-го элемента;

i- Интенсивность отказов элементов i-го типа;

M - Количество резервных элементов;

T - Время работы ПК.

Для элементов, используемых в ПК, приняты следующие интенсивности отказов:

Материнская плата 1=4.5x10-7 ч-1

Процессор 2=3.0x10-7 ч-1

Память 3=3.4x10-7 ч-1

Жесткий диск 4=8.1x10-7 ч-1

CD-ROM 5=2.0x10-7 ч-1

Контроллер RAID 6=3.0x10-7 ч-1

Дисковод 7=5.0x10-7 ч-1

Сетевая карта 8=2.0x10-6 ч-1

Блок питания 9=1.0x10-7 ч-1

Подсчитаем суммарную интенсивность отказов всех устройств:

общ=1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7 +8+ 9 = 4.5x10-7 + 3.0x10-7 + 3.4x10-7 + +8.1x10-7 + 2.0x10-7 + 3.0x10-7 +5.0x10-7 + 5.0x10-6 + 1.0x10-7 = 3.510-7

Вероятность безотказной работы ПК за Т = 1000 часов:

Вероятность безотказной работы ПК за Т = 5000 часов

Вероятность безотказной работы ПК за Т=10000 часов

0,9512

Построим график рассчитанных вероятностей и отобразим на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 - Расчет вероятности безотказной работы ПК

Расчет надежности программного средства

Для количественной оценки надежности был выбран метод LaPadula. По этой модели выполнение последовательности тестов производится в т этапов. Каждый этап заканчивается внесением изменений (исправлений) в программном продукте. Возрастающая функция надежности базируется на числе ошибок, обнаруженных в ходе каждого тестового прогона.

Надежность информационной системы в течение i-го этапа:

I = 1,2,3,…, (3.5)

где А - параметр роста;

при i , т.еP() - предельная надежность ПС.

Эти неизвестные вычислим, решив следующую систему уравнений:

где Si. - число тестов;

mi, - число отказов во время i-го этапа;

т - число этапов;

Si - число тестов на этапе;

mi - число отказов на i-ом этапе;

m - число этапов;

Pf - предельное значение надежности;

A - параметр роста;

P(i)=Pf-A/i - надежность на i-ом этапе;

Подставим наши значения в представленную выше систему, и найдем А и Pf:

Подставим найденные значения в уравнение надежности информационной системы и решим её для каждого этапа:

Построим графики вероятности и отобразим на рисунке 3.7.

Рисунок 3.7 - График вероятности безотказной работы ПС

Рассчитаем вероятность безотказной работы после 3 этапов тестирования:

Расчет вероятности успешной работы системного оператора

Каждая из трёх компонент до использования по назначению обязательно проходит начальный этап своего жизненного цикла. Для технических средств - это этап приработки, для программных средств - этап отладки и тестирования, для живых организмов - этап адаптации к будущей жизнедеятельности. Он сводится либо к обучению определённой деятельности, поведению, либо к отдыху для восстановления умственной или физической работоспособности, тренировке и т.д. Иначе говоря, живой организм обладает более разнообразной совокупностью свойств, общей характерной чертой которых является возможность обучения, адаптации к какому-либо виду его деятельности.

Данные расчёта надёжности системного оператора (СО) по формуле

представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Результаты расчёта надёжности СО

Из таблицы 3.1 видно, что коэффициент работоспособности системного оператора повысился и стал 0,98. Это объясняется тем, что СО прошел обучение.

Расчет вероятности безотказной работы информационной системы

По формуле мы рассчитали вероятность безотказной работы данного программного продукта:

Р=0,97*0,98*0,98=0,976.

Вывод: разработанный нами информационная система протестирована на надежность безотказной работы, которая достаточна высока.

Заключение

В результате дипломной работы была разработана автоматизированная информационная система «Учета заявок в ООО «Платина».

Для достижения цели данной дипломной работы были решены следующие задачи: изучение структуры предприятия, выявление его основных задач и функций, анализ информационных процессов, протекающих в учреждении, выявление функциональных задач информационной системы, построение логической и физической структуры, разработка базы данных, разработка приложения для работы с базой данных.

Поставленные задачи были решены с помощью следующих методов: изучение организационно-правовой документации учреждения, проектирование информационных процессов с помощью BPWin, разработка информационной системы с помощьюязыка программированияvisualbasic, среды программированияDelphi и СУБД Msaccess.

Разработка АИС позволила достичь следующих результатов:

Уменьшение времени, затрачиваемого на поиск информации о заявках;

Уменьшение времени, затрачиваемого на создание отчетов по проделанной работе;

Контроль выполнения заданий специалистом.

В ходе работы были решены все поставленные задачи и достигнута ее основная цель.

Список использованной литературы

1 Гаскаров Д.В. Интеллектуальные информационные системы: учеб. для вузов - М.: Высшая школа, 2012. - 432 с.

2 Корняков В.Н. Программирование документов и приложений MS Office в Delphi. - М.: БХВ-Петербург, 2008. - 496 с.

3 Петров В.Н. Информационные системы - СПб.: Питер, 2013. - 688 с.

4 Сурменко С.Л. Проектирование информационных систем. Методические рекомендации для выполнения курсовой работы - Биробиджан: Изд-во ДВГСГА, 2011. - 64 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Структура учреждения, выявление его основных задач и функций. Анализ входной информации и процессов. Разработка структуры базы данных и клиентского приложения для учета оборудования. Описание атрибутов таблиц. Расчет надежности информационной системы.

дипломная работа , добавлен 12.10.2015


Архитектура и функции информационной системы для автоматизации учета ремонта электрооборудования. Построение модели прецедентов, потоков данных и процессов в стандарте IDEF0. Проектирование концептуальной и логической модели интегрированной базы данных.

курсовая работа , добавлен 06.08.2013


Разработка информационной системы для отдела учета приема пациентов и медицинского секретариата. Описание исходной (входной) информации и пользовательского интерфейса, логической структуры и технических средств. Построение реляционной базы данных.

дипломная работа , добавлен 16.04.2012


Анализ и разработка информационной системы, структура сети предприятия. Описание процесса разработки конфигураций и выявление потребностей в автоматизации функций. Средства разработки проектирования и архитектура базы данных. Разработка модели угроз.

дипломная работа , добавлен 13.07.2011


Офисные программы, необходимые для автоматизации работы турфирмы. Описание входной и выходной информации, структуры базы данных. Аппаратное и программное средства для функционирования автоматизированной информационной системы, ее работоспособность.

курсовая работа , добавлен 02.05.2017


Разработка автоматизированной информационной системы учета заявок сотрудников на обслуживание компьютерной, офисной и торговой техники в ООО "Платина". Проектирование информационных процессов с помощью средства BPWin в офисном приложении Access.

дипломная работа , добавлен 02.02.2016


Технико-экономическая характеристика объекта автоматизации. Концептуальное, логическое и физическое проектирование базы данных, требования к системе. Разработка внешних приложений. Руководство пользователя автоматической информационной системы "Учёт".

курсовая работа , добавлен 17.08.2015


Разработка базы данных для информационной системы "Библиотека". Системный анализ, инфологическое, даталогическое и физическое проектирование. Программирование бизнес-логики, разработка клиентского приложения. Создание web-приложения, web-доступ.

курсовая работа , добавлен 15.09.2014


Системно-комплексный анализ выбранного объекта автоматизации. Структура пользовательского интерфейса автоматизированной системы. Функциональный аспект информационной страты объекта. Концептуальная модель базы данных. Нормализация полученных отношений.

курсовая работа , добавлен 25.02.2014


Проектирование информационной системы для автоматизации документооборота в области кадрового учета МОУ Гимназия № 16 г. Керчь. Объекты справочной и учетной информации. Реализация физической модели базы данных в среде СУБД. Построение логической модели БД.

Номер работы:

Год добавления:

Объем работы:

ВВЕДЕНИЕ 6
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 8
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия» Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 8
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 8
1.1.2 Организационная структура управления предприятием 10
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 14
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 14
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 16
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 18
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 21
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 21
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 27
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 30
1.4 Обоснование проектных решений 32
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 32
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 33
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 35
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 37
2.1 Разработка проекта автоматизации 37
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 37
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 41
2.2 Информационное обеспечение задачи 43
2.2.1 Информационная модель и ее описание 43
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 44
2.2.2 Характеристика результатной информации 45
2.3 Программное обеспечение задачи 46
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 46
2.3.2 Характеристика базы данных 48
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 51
2.3.5 Описание программных модулей 51
2.3.6 Контрольный пример реализации проекта и его описание 55
3 Обоснование экономической эффективности проекта 61
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 61
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 71
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 72
Приложение 1. Формы документов 74
Приложение 2. Диаграмма Ганта 80
Приложение 3. Листинги программных модулей 81

Выдержка из работы:

Некоторые тезисы из работы по теме Автоматизация регистрации и учёта клиентских заявок в ОАО "Алмаз-Антей"
Конкурентная позиция предприятия на рынке серийного производства комплексно-оперативной связи в значительной степени зависит от уровня автоматизации регистрации и управления различными заявками.
Техническая реализация подобных систем автоматизации характеризуется следующими основными аспектами:
Использование современных технологий программирования
Использование централизованного хранилища данных с возможностью удаленного доступа
Использование технологий ведущих IT компаний: MS SQL Server, Borland Delphi
Автоматизированная информационная система регистрации и контроля клиентских заказов предназначена для обеспечения оперативного принятия и контроля всех этапов прохождения клиентских заявок, касающихся производства комплексно-оперативной связи, а также получения аналитической информации по данным заказам. Данная система предназначена для эксплуатации на предприятиях, занимающихся производством комплексно-оперативной связи. Необходимость разработки данной АИС была обусловлена не соответствием существующей информационной системы требованиям достоверности информации, безопасности, надежности и функциональных возможностей.
Целями создания Автоматизированной информационной системы регистрации и контроля клиентских заказов являются:
Обеспечение оперативности и удобства регистрации оператором заявки клиента
Оперативное получение необходимых данных о текущем клиенте
В цифрах полученный экономический эффект имеет следующее выражение:
1. Срок окупаемости созданного проекта составляет 19 месяцев.
2. Проектный вариант решения задачи является на 78% выгоднее по трудоемкости и стоимости, чем базовый.
3. Экономический эффект составил 59321,70 рублей.
Разработанная программа может быть использована для автоматизации работы менеджера в других организациях, занимающихся таким же или подобным видом деятельности.
Учитывая полученный эффект, было решено продолжить развитие проекта. Планируется развитие следующих направлений: интеграция системы с 1С Бухгалтерия, что позволит минимизировать работу персонала по переносу данных из одной системы в другую; внедрения оперативного анализа данных на основе OLAP систем, что обеспечит эффективную и оперативную поддержку в принятии управленческих решений.

Представленный учебный материал (по структуре - Дипломная техническая) разработан нашим экспертом в качестве примера - 26.11.2010 по заданным требованиям. Для скачивания и просмотра краткой версии дипломной технической необходимо пройти по ссылке "скачать демо... ", заполнить форму и дождаться демонстрационной версии, которую вышлем на Ваш E-MAIL.

Если у Вас "ГОРЯТ СРОКИ" - заполните бланк, после чего наберите нас по телефонам горячей линии, либо отправьте SMS на тел: +7-917-721-06-55 с просьбой срочно рассмотреть Вашу заявку.

Если Вас интересует помощь в написании именно вашей работы, по индивидуальным требованиям - возможно заказать помощь в разработке по представленной теме - Автоматизация регистрации и учёта клиентских заявок в ОАО "Алмаз-Антей" ... либо схожей. На наши услуги уже будут распространяться бесплатные доработки и сопровождение до защиты в ВУЗе. И само собой разумеется, ваша работа в обязательном порядке будет проверятся на плагиат и гарантированно раннее не публиковаться. Для заказа или оценки стоимости индивидуальной работы пройдите по

Важным этапом при проектировании любой информационной системы является разработка диаграмм, отражающих функционирование автоматизируемого процесса. В настоящее время для этих целей широко применяется CASE-средство автоматизированного проектирования BPWin. Программный продукт BPWin является мощным инструментом для создания моделей, позволяющих анализировать, документировать и планировать изменения сложных бизнес-процессов. BPWin является средством сбора необходимой информации о работе предприятия и графического изображения этой информации в виде целостной и непротиворечивой модели. BPWin-модель является графическим представлением действительности, то есть средством документирования и формализации бизнес-процессов. С помощью него можно построить DFD- и IDEF0-диаграммы, которые позволяют произвести анализ с точки зрения потоков информации в системе и с точки зрения функциональности самой системы.

Построим IDEF0иDFD – диаграммы для предприятия, отобразим технологию обработки данных и передачу информации от одной функции к другой в рамках разработки корпоративного портала, как показано на рисунках 1, 2 и 3.

IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков – в терминах IDEF0).

Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы.

Структурно-функциональная диаграмма IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Контекстный уровень функциональной диаграммы «Обслужить заявку пользователя в ИТ-службу»

Рисунок 2 – Второй уровень диаграммы IDEF0«Обслужить заявку пользователя в ИТ-службу»

В отличие от стрелок в IDEF0, которые иллюстрируют отношения, стрелки в DFD показывают, как объекты (включая и данные) реально перемещаются от одного действия к другому. Это представление потока обеспечивает отражение в DFD-моделях таких физических характеристик системы, как движение объектов (потоки данных), хранение объектов (хранилища данных), источники и потребители объектов (внешние сущности).

На рисунке 4 представлена технология обработки данных и передачи информации от одной функции к другой в виде диаграммы потоков данных (DFD-диаграммы). Перед построением диаграммы потоков данных проанализированы входные и выходные данные системы, оказывающие влияние на ее функционирование.

Входными данными для системы являются: данные для авторизации пользователя, информация для обращения в службу поддержки пользователей, информация об обслуживаемом объекте.

Выходными данными для системы является вся выполненная заявка, проконтролированный процесс исполнения заявки.

Рисунок 3 – Функциональная диаграмма (DFD)

В соответствии с целью работы проведем исследования рынка программных продуктов для корпоративного общения (рынка порталов) и анализ наиболее известных программных решений в этой области.

Рынок порталов появился в 1998 году. Изначально на этом рынке конкурировали разработчики, специализировавшиеся только на порталах. Спустя 18 месяцев на этом рынке появились и другие игроки – крупные и средние софтверные компании. На пике расцвета этого рынка можно насчитать более 100 разработчиков порталов. Сейчас их уже не более 60.

Как правило, есть три стандартных сценария при выборе решения для корпоративного портала:

Покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);

Разработка с нуля (заказные разработки);

Комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Но стоит отметить, что в последнее время появилось немалое количество бесплатных решений. Использование бесплатных порталов все чаще встречается в России, но, к сожалению, конкурировать с готовыми решениями или заказными работами пока не может, ввиду того что большинство внедренных систем были запущены в виде теста и долго подстраивались под организацию. А время в бизнесе, как известно – деньги.

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

Стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);

Скорость внедрения и поставки готовой системы;

Уникальность бизнес процессов компании или наличие специфических требований;

Корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;

Наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;

Новаторский или консервативный стиль работы компании;

Подход к внедрению системы – система настраивается под бизнес процессы компании, или компания настраивает бизнес процессы под функциональность системы.

В любом случае необходим детальный анализ ситуации у каждого конкретного клиента и индивидуальный подход при выборе решения.

Методология внедрения интранет-порталов, в целом, аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Безусловно, внедрение таких систем требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию). Но самое важное, о чем не следует забывать, - это то, что при внедрении корпоративного интранет-портала на первый план выходят не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности, передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой заказчик, от его корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

Как правило, все компании сталкиваются с одинаковым набором проблем при внедрении корпоративных порталов. К их числу можно отнести следующие:

Необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;

Отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;

Привычка работать на "личном контакте";

Низкая культура использования компьютеров в компаниях;

Сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении;

Недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;

Низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;

Сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;

Попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;

Отсутствие опыта эксплуатации подобных систем, и как следствие низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных систем и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.

В своем сравнительном анализе рассмотрим несколько вариантов готовых коробочных решений портала и один бесплатный. Порталы WSSPortalи DeskWorkоснованы на технологии MicrosoftSharePointServices, очень популярной сейчас во всем мире. 1С-Битрикс: Корпоративный портал и eGroupwareоснованы на собственных разработках, а eGgroupwareвообще является приложением с открытым исходным кодом.

1.3.1 Портал eGroupware

eGroupWare – это бесплатный программный продукт, предназначенный для улучшения групповой работы на предприятиях с количеством сотрудников от нескольких человек до нескольких тысяч.

Внедрение eGroupWare поможет реализовать на предприятии единую информационную систему и поможет решать каждому сотруднику текущие дела.

В комплекте поставки eGroupWare включены такие приложения как :

Календарь. Данный компонент предназначен для организации единого временного пространства предприятия и позволяет назначать любые события для себя или коллеги.

Управление Проектами. Позволяет работать большому количеству пользователей над одним проектом и выполнять каждому из них заданные действия.

Информационный Журнал. Это журнал всех событий, которые вы или ваш коллега должен сделать в тот или иной момент времени (сделать звонок, выполнить какое-либо действие, или просто оставить заметку)

Как правильно учитывать заказы? Как фиксировать и обрабатывать заявки клиентов и покупателей без ошибок? В работе с заказами и клиентами бесценную помощь окажет облачная программа учета заказов.

Учет "на коленке": подводные камни обычных способов учета

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с заказами!

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

• сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
• учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
• из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
• руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников - как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат - низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Автоматизация учета заказов: преимущества систем

При большом числе заказов наиболее оптимальным решением будет внедрение системы автоматизации учета - программы для учета заказов, которая могла бы обеспечить учет заказов в режиме нон-стоп.

Преимущества автоматизации:

• отсутствие ошибок и пропусков;
• учет в онлайн-режиме, т.е. внесение данных сразу после поступления и обработки заказа;
• готовые шаблоны, таблицы, формы документов, возможность оформления документов за одну-две минуты;
• легкость в применении, значительная экономия времени и средств: вам не придется нанимать отдельного сотрудника, ответственного за учет заказов;
• возможность учета каждого этапа обработки заказа.

Возможности "облачных" сервисов

Автоматизированный учет заказов можно организовать двумя способами.

Первый способ - установить бесплатную программу учета заказов на компьютере или в локальной сети. Как правило, это сложные, многофункциональные системы, которые требуют обслуживания и обновления. Для того, чтобы такая система работала эффективно, вам необходимо, помимо всего прочего, нанимать IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, установившей программу.

Второй способ - использовать "облачный" веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но не имеет недостатков.

Возможности "облачных" веб-сервисов:

• вам не нужно устанавливать программу для учета заявок на компьютере, выстраивать локальную сеть, внедрять систему учета заказов в существующую информационную среду;
• вы экономите место на жестком диске компьютера или сервере локальной сети; не тратите деньги на обслуживание и обновление программы;
• веб-сервисом могут пользоваться все, кто имеет права доступа, без ограничений во времени и из любой точки земного шара: при необходимости сотрудник может занести данные о заказе с помощью телефона, что наиболее актуально для выездных специалистов, курьеров, сотрудников, работающих на складах, транспорте, производстве.

Класс365: бесплатная программа учета заказов

Для того, чтобы получить в свое распоряжение такой инструмент, который бы позволил вести учет заказов из любой точки земного шара и в любое удобное время, вам не нужно покупать и устанавливать сложную программу и арендовать выделенный сервер, на обслуживание которого будет уходить половина бюджета. Достаточно пройти регистрацию и подключиться к "облачному" веб-сервису Класс365.

Класс365 - удобный бесплатный сервис, где вы сможете вести учет заказов. Программа подойдет для компаний, работающих в сфере услуг, розничной и оптовой торговли, а также интернет-магазинов. Вы сможете работать с клиентами, быстро получать подробную информацию о том или ином товаре, вести учет заказов в режиме реального времени.

Для того, чтобы пользоваться всеми возможностями программы, вам необходимо лишь потратить несколько минут на регистрацию и выбрать тариф - "Бесплатный", для начинающих предпринимателей и молодых компаний. С ростом компании и соответственно сотрудников вы сможете увеличить количество пользователей, перейдя на тариф "Профессиональный".