Должностная специалиста по 223 фз. Должностная инструкция. Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок»

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

ФАЙЛЫ

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

1. Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
2. Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
3. Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
4. На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

• законченное высшее образование по экономическому профилю;
• хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
• стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

• нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
• составление документальной отчетности по закупкам;
• деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
• особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
• отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
• составление и оформление договоров;
• отслеживание качества закупаемых товаров;
• сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
• нахождение альтернативных поставщиков;
• использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

• нормативно-правовыми актами РФ;
• внутренними документами компании;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

1. Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
2. Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
3. Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
4. Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
5. Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
6. Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
7. Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
8. Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
9. Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
10. Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
11. Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
12. Мониторинг своевременной оплаты закупок.
13. Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
14. Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
15. Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
16. Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

1. В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
2. В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
3. За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
4. За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

1. Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
2. Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
3. Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
4. Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
5. Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
6. Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
7. Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
8. Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

1. С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
2. С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
3. С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
4. С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Если торговая компания хочет обеспечить себе успех, то ей просто необходим специалист, которые смог бы правильно выстроить стратегию по закупкам, найти лучшего поставщика продукции и провести переговоры с компаньоном на выгодных условиях для компании. Такой человек - это специалист по закупкам. На сегодняшний день такая логистическая профессия является очень востребованной и актуальной. Такой человек должен уметь ориентироваться на рынке, уметь соблюдать баланс.

Кто такой специалист по закупкам?

Специалист по закупкам 223 ФЗ - это узкоспециализированный специалист. В обязанности такого сотрудника входит составление планов (как долгосрочных, так и краткосрочных) по закупкам, проверка качественность приобретаемого компанией продукта, прослеживание изменения цен и продвижения товара на рынке, создание и осуществление программ по закупкам, руководство отделом закупок, контроль поставок, проверка нуждаемости предприятия в том или ином товаре. При этом специалист по торговым закупкам должен вести соответствующую документацию и оформлять ее для бухгалтерии и базы данных. Среди требований, которые обычно предъявляют специалисту этой области, находится знание иностранного языка, а так же умение работать с компьютером со знанием Excel, Access, 1С.

А так же очень важной составляющей является наличие знаний и умение ориентироваться в области товаров, закупаемых компанией. Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании. При это очень важно обладать так же аналитическим складом ума, системностью мышления, ответственностью, порядочностью и в то же время хитростью (потому что специалист по торговым закупкам должен уметь найти обходной путь при необходимости).

При этом знание недавно вышедшего закона 223 ФЗ должно быть у такого специалиста обязательно. Этот закон (223 ФЗ) - о закупках товаров, о работе и услугах отдельных юридических лиц. В силу он вошел не так давно, в 2011 году. То есть без знания закона 223 ФЗ специалиста даже специалистом никто не назовет и сегодня при приеме на работу (или же в объявлениях по оказанию логистических услуг) очень часто указывают о знании закона 223 ФЗ. Специалист по закупкам - это представитель логистики, а сегодня логистика - это развивающаяся отрасль, она просто необходима для компаний, которые хотят развиваться успешно. Спрос на специалистов высокого уровня растет все больше с каждым годом.

Закупки государственных и муниципальных заказчиков должны проводить профессионалы - таковы требования закона 44-ФЗ. В организации должна быть сформирована контрактная служба или нанят один специалист - контрактный управляющий . Обязанности управляющего прописываются в отдельном документе - должностной инструкции.

Как сформировать службу

Если объем закупок заказчика не превышает 100 млн рублей , можно обойтись контрактным управляющим. Иначе необходимо сформировать полноценную контрактную службу. Необходимо разработать Положение о контрактной службе, образец которого содержится в приказе Минэкономразвития от 29 октября 2013 № 631.

Заказчик может нанять управляющего разными методами:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС :

1. Взять на работу со стороны и заключить с ним трудовой договор.
2. Перевести на эту должность работника из числа тех, кто уже трудится у заказчика и соответствует критериям. Предварительно он должен пройти профессиональную подготовку.
3. Нанять действующего сотрудника на условиях совместительства (на полставки).

Вне зависимости от выбора варианта, руководитель заказчика должен издать приказ о назначении контрактного управляющего и утвердить его должностную инструкцию. Кроме того, придется изменить штатное расписание - добавить туда соответствующую должность.

Функции управляющего

Что должен делать контрактный управляющий? Список его функций приведен в законе. К ним относится следующее:

1. Формирование, изменение и публикация .
2. Подготовка извещений и закупочной документации, а также приглашений на закрытые процедуры.
3. Участие в процедуре, в том числе заключение контракта.
4. Консультирование поставщиков и исполнителей.
5. Участие в спорах, связанных с закупкой, определением поставщика.

Требования к работникам, которые отвечают за госзакупки, содержаться в приказе Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 625н. Специалист должен обладать знаниями и опытом работы в сфере закупок. Он должен знать не только закон 44-ФЗ, но быть знаком и гражданским, бюджетным и другими кодексами и законами. Специалист должен уметь составлять документы и оценивать заявки, знать тонкости планирования закупок и работы с электронными площадками.

Что включить в должностную инструкцию

Должностная инструкция контрактного управляющего представляет собой внутренний документ заказчика, в котором определены требования к нему, его обязанности и права. Она показывает, что именно входит в зону ответственности управляющего и какие ему даны полномочия.

Инструкция состоит из нескольких разделов - их содержание представлено в следующей таблице. А в конце статьи приведен образец должностной инструкции контрактного управляющего.

Таблица. Разделы должностной инструкции контрактного управляющего

Образец должностной инструкции, страница 1

Образец должностной инструкции, страница 2

Должностная инструкция специалиста по закупкам - это обязательный документ для работника, который в организации проводит тендеры. В ней должен быть определен круг обязанностей и ответственности для тендерного специалиста. Из статьи вы узнаете, как грамотно составить должностную инструкцию специалиста по закупкам в 2020 году.

Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам. Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан профессиональный стандарт , а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту. Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.

Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам

Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:

• менеджеры по закупкам;
• специалист по материально-техническому снабжению.

Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы». От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ. Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:

• «Специалист в сфере закупок»;
• «Эксперт в сфере закупок».

По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность. При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной. Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Требования к специалисту по госзакупкам

Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:

1. Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
2. Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
3. Опыт работы с государственными контрактами.
4. Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
5. Знание основ экономики и ценообразования.

Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя. К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.

Пример составления должностной инструкции

Структура документа обычно включает несколько разделов:

1. Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
2. Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
3. Права работника (требования Трудового кодекса).
4. Ответственность работника.
5. Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).

Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.

Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.

• порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
• подчинение работника;
• требования к стажу;
• требования к знаниям.

Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.

В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.