Проводим внутренний кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства, аудит кдп - тарифы и цены Кадровый аудит организации включает проверку

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее - это поможет провести процедуру правильно. Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

• деятельности кадровой службы организации;
• правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
• соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
4. Сокращение кадровых затрат.
5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Не знаете свои права?

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

• в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
• во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

• название и номер документа;
• сведения о лицах, проводивших аудит;
• информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
• подписи проводивших аудит лиц;
• перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
• рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

• информация о том, кем и когда утвержден документ;
• наименование документа;
• общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
• сфера проведения аудита;
• порядок проведения аудита;
• заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
   • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
   • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
   • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
   • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Члены комиссии:

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

В рамках этого типа работ проверяются основные локально-нормативные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.) и их применение.

Стоимость – от 40 000 руб.

Проведение проверки на основе выборки кадровых документов. Основания и объем выборки определяются по результатам анализа задачи клиента. В среднем, для ознакомления с кадровым учётом организации и выявления слабых мест осуществляется проверка кадровых документов, относящихся к 20% работников, занимающих разные должности (от «рядового» сотрудника до руководителя). Однако конкретный объем выборки всегда определяется при взаимодействии с клиентом в зависимости от его потребностей.

Примеры ситуаций, когда может быть проведен выборочный аудит:

1. Необходимо проверить кадровые документы, относящиеся к «зоне высокого риска», то есть той области деятельности организации, где наиболее часто возникают нарушения. Такие зоны могут быть выявлены после предварительной беседы профессионального аудитора с клиентом.
   Примеры областей повышенного риска: оформление трудовых отношений, в том числе с иностранными гражданами; оформление отношений с материально ответственными работниками; порядок расчетов с работниками и пр.
2. Анализируются локально-нормативные акты организации.
3. Проверяется применение локальных актов к выбранным сотрудникам.
4. Проверяются прочие кадровые документы в отношении одного сотрудника или нескольких сотрудников (по запросу работодателя), такие как: трудовые договоры, карточки Т-2, трудовые книжки, кадровые приказы, табели учета рабочего времени и т.п.
5. Иные ситуации, когда потребность организации – проверка отдельного сегмента кадрового учёта.

Стоимость – от 95 000 руб.

Предполагает комплексную проверку всех кадровых документов организации в полном объеме, а также системы организации кадрового документооборота в целом. В результате аудиторы получают полную картину о кадровом учете организации и дают подробные рекомендации по оптимизации кадрового учёта и устранению выявленных нарушений.

В частности, при полном аудите проверяются следующие документы:

1. Локально-нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, локальные акты по охране труда, наличие трудовых договоров и пр.).
2. Трудовые договоры, трудовые книжки, штатное расписание, должностные инструкции, личные карточки работников и прочие документы, подлежащие оформлению в отношении работников.
3. Кадровые приказы (распоряжения) (о приеме работника, о переводе работника, о прекращении трудового договора, о направлении в командировку и другие), а также основания к приказам (заявления, докладные записки, иные документы).
4. Договоры о материальной ответственности.
5. Журналы и книги регистраций.
6. Иные кадровые документы.

В ходе полного кадрового аудита проверяется не только факт наличия кадровых документов и соблюдение правил их составления, но и надлежащее ознакомление работников с обязательными к ознакомлению документами, соблюдение правил хранения и учёта документов и прочие вопросы соблюдения трудового законодательства.

Стоимость – от 95 000 руб. (зависит от количества персонала компании, заказавшей услугу).

— это проверка всех процедур и документов, связанных с движением (прием, перемещение, уход в отпуск и другое) работников в организации, на предмет соответствия законодательству РФ. Он может иметь узкую направленность, в этом случае проверяется только оформление кадровой документации. Либо захватывать всю область управления персонала.

Разделяют также внутренний и внешний аудит. Внутренний, компания проводит своими силами, в роли проверяющего может выступать сотрудник, хорошо знакомый с нормативными документами в части кадрового учета, например, юрист. Такой вариант подходит для небольших компаний. Для внешнего аудита привлекаются независимые сторонние организации, он считается более надежным и достоверным.

Аудит кадровой документации

Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.

• трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
• заключение с работниками договоров материальной ответственности;
• использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
• применение разных режимов работы;
• работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.

Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.

Этапы аудита:

1. Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
2. Подготовка необходимых документов.
3. Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.

После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:

• сведения о документах, которые были предметом проверки;
• перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
• риски компании;
• рекомендации по устранению ошибок.

HR - консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми. Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:

• анализ потребности организации в кадрах;
• подбор персонала;
• оценка кадров;
• обучение и развитие персонала;
• анализ системы оплаты труда;
• мотивация персонала;
• анализ корпоративной культуры;
• оценка психологической обстановки в коллективе.

Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:

1. Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
2. Улучшение действующей кадровой политики;
3. Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.

Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.

На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:

• Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
• Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
• Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.

В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:

1. Коучинг . Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
2. НЛП . Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
3. Социальные исследования . Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
4. Создание новой структуры бизнес-процессов . Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.

Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда.

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 9

Внутренний кадровый аудит

В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением. Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды прежде всего обращают внимание на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления. В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Понятие внутреннего кадрового аудита

Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита) деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы компании.

В данном определении неслучайно сделан акцент на два важных момента: независимости внутренних аудиторов и их объективности. Представляется принципиальным тот факт, что внутренние аудиторы должны быть независимы от проверяемой ими кадровой службы компании и ее руководителя. Только в этом случае они будут иметь возможность свободно выражать свое мнение.

Фактически независимость службы внутреннего кадрового аудита определяется уровнем ее подчиненности в компании. Она может существовать в виде департамента или отдела внутри HR-службы и подчиняться напрямую директору по персоналу или же иметь статус самостоятельного подразделения, подчиненного непосредственно первому лицу компании. Независимость внутренних аудиторов не может быть обеспечена в ситуации, когда подразделение внутреннего кадрового аудита подчинено руководителю кадровой службы (отдела кадров и т.п.).

Под объективностью понимается беспристрастная интеллектуальная честность внутреннего аудитора, его умение отстаивать свое мнение, независимое от мнения вышестоящих руководителей, и способность избегать конфликтных ситуаций. На объективность внутреннего аудитора не должны влиять ни его предубеждения, ни другие лица, ни давление со стороны руководства.

Количество сотрудников в данной службе различно и во многом зависит от размера компании. В небольших компаниях численностью до 500 человек отвечать за внутренний кадровый аудит может один специалист (в этом случае служба как таковая не создается). В средних компаниях численностью до 3000 человек внутренним аудитом могут заниматься от трех до пяти человек. В больших компаниях, имеющих разветвленную сеть филиалов, в службе кадрового аудита может быть до 10 человек.

Цель и задачи внутреннего кадрового аудита

Цель аудита - конкретная задача, на решение которой направлена деятельность внутреннего аудитора. Цель внутреннего кадрового аудита в каждом случае различна. Она зависит от размера компании, ее организационной структуры и может меняться в зависимости от требований руководства. Следует признать, что в абсолютном большинстве российских компаний подразделения внутреннего кадрового аудита нацелены на обслуживание потребностей руководства HR-службы. Они, во-первых, подчинены HR-директору компании, во-вторых, работают по утвержденному им плану и, в-третьих, представляют полученную в ходе аудита информацию непосредственно руководителю службы персонала. Последний, в свою очередь, зачастую воспринимает внутренний аудит как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности сотрудников кадровой службы. Такой подход вызывает обоснованные сомнения.

Представляется, что целью внутреннего кадрового аудита в конечном счете должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Мониторинг рисков, которым может подвергаться компания в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Служба внутреннего кадрового аудита должна стремиться не только к поиску ошибок в уже созданных документах, но в первую очередь к их предотвращению. Для этого она должна в том числе оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из ее принципиальных отличий от внешних аудиторов.

Исходя из указанной выше цели, на службу внутреннего кадрового аудита могут быть возложены следующие задачи:

1. Проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками кадровой службы при оформлении кадровой документации.

2. Оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам.

3. Оценка эффективности работы кадровой службы и системы кадрового документооборота компании.

5. Предоставление необходимой информации руководству и собственникам компании по интересующим их вопросам.

Создание службы внутреннего кадрового аудита,

определение ее структуры

Начать процесс создания службы внутреннего кадрового аудита лучше всего с определения ее цели и задач. Желательно уже на первом этапе серьезно подойти к формализации деятельности данной службы и разработать комплекс документов, регламентирующих ее деятельность:

Положение о службе внутреннего кадрового аудита;

Должностные инструкции сотрудников службы;

Инструкцию о порядке проведения внутреннего кадрового аудита.

Положение о службе внутреннего кадрового аудита - важнейший документ, регламентирующий работу данного структурного подразделения. Положение строится в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

В данном разделе содержится общая характеристика службы внутреннего кадрового аудита, ее структура, подчиненность, приводится перечень документов, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

2. Цели и задачи.

Данный раздел содержит перечень основных целей и задач службы внутреннего кадрового аудита.

3. Функции.

Основные функции подразделения вытекают из поставленных целей и задач, изложенных в предыдущем разделе положения.

4. Права и обязанности.

Данный раздел содержит перечень прав и обязанностей службы внутреннего кадрового аудита в рамках компании, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. В этом же разделе указывается ответственность, которую несет как подразделение в целом, так и его руководитель, за неиспользование прав и невыполнение обязанностей.

5. Руководство.

В этом разделе раскрывается порядок назначения и увольнения руководителя службы внутреннего кадрового аудита, приводятся требования к уровню его квалификации, перечисляются его права и должностные обязанности и т.д.

6. Взаимоотношения.

Очень важный раздел, включающий подробное описание процесса внутреннего взаимодействия службы внутреннего кадрового аудита с другими структурными подразделениями компании, прежде всего с кадровой службой компании и юридической службой компании: по каких вопросам, в каких случаях и в каком порядке осуществляется это взаимодействие; если предполагается взаимодействие сотрудников службы с внешними организациями (например, участие в проверках, проводимых инспекцией труда и т.п.), то данный процесс также описывается в этом разделе.

7. Организация работы.

В данном разделе описываются основные моменты, касающиеся организации ее работы. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

8. Заключительные положения.

В разделе определяется порядок вступления положения в действие, а также порядок внесения в него изменений и дополнений.

Должностные инструкции сотрудников службы состоят из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

В данном разделе по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

Полное наименование должности, приведенное в соответствии со штатным расписанием;

Кому подчиняется сотрудник;

Порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения - для рядовых сотрудников);

Порядок замещения в случае временного отсутствия сотрудника (в том числе и порядок приема-передачи дел);

Особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, этот пункт может отсутствовать;

Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется сотрудник, занимающий данную должность;

Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

2. Функции.

Раздел содержит перечень основных направлений деятельности сотрудника в соответствии с направлениями деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

3. Должностные обязанности.

В этом разделе подробно перечисляются виды работ, которые обеспечивают выполнение функций, указанных в предыдущем разделе; описывается также характер выполняемых действий ("организует", "обеспечивает", "подготавливает", "рассматривает", "руководит" и т.д.).

В данном разделе фиксируются полномочия сотрудника службы внутреннего кадрового аудита, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе описывается, как и с кем взаимодействует сотрудник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет и другие вопросы информационных взаимосвязей сотрудника со структурными подразделениями и иными сотрудниками компании, а также (при необходимости) со сторонними организациями. Данный раздел можно оформить в табличной форме как наиболее наглядной.

В инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита подробно описывается технология проведения внутреннего аудита (см. ниже), а в приложении к ней приводятся типовые образцы рабочих и отчетных документов внутренних аудиторов.

Структура службы внутреннего кадрового аудита во многом зависит от позиции руководства компании (или руководства HR-службы), т.е. от того, какие задачи оно ставит перед данным подразделением и насколько правильно понимает его роль в компании.

В большинстве компаний служба внутреннего кадрового аудита является централизованной, т.е. подразделение, отвечающее за кадровый аудит, находится в центральном офисе компании. Преимуществом такой структуры является независимость сотрудников службы от руководителей региональных филиалов и представительств компании и их кадровых подразделений. Однако возможно построение службы и в качестве децентрализованной структуры. В этом случае центральное подразделение берет на себя разработку единой технологии проведения аудита и обучение работе по этой технологии, а саму проверку осуществляют внутренние аудиторы на местах. Такой вариант привлекает возможностью быстрого проведения внеплановых проверок, однако подобная структура вызывает серьезные сомнения относительно независимости и объективности местных аудиторов.

Основные направления работы и планирование кадрового аудита

Основные направления работы службы внутреннего кадрового аудита заключаются в следующем:

Проверка соответствия деятельности сотрудников кадровой службы требованиям действующего законодательства;

Оценка полноты состава кадровой документации;

Оценка системы регистрации кадровой документации;

Оценка системы хранения кадровой документации;

Оценка системы подготовки дел к архивному хранению;

Оценка программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации;

Аудит локальных нормативных актов;

Аудит трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками;

Аудит договоров о материальной ответственности;

Аудит должностных инструкций;

Аудит приказов по личному составу;

Аудит документации по охране труда;

Аудит порядка ведения трудовых книжек;

Иные направления, актуальные для компании (например, аудит документации по отдельным категориям сотрудников, аудит документации по обучению и аттестации сотрудников и т.п.).

По всем вышеперечисленным направлениям службой внутреннего кадрового аудита могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки. Плановые проверки организует руководитель службы согласно плану, утвержденному вышестоящим руководителем. План работы службы внутреннего кадрового аудита содержит перечень тем планируемых аудитов с указанием срока их проведения и разрабатывается на год. Внеплановые проверки проводятся в случае смены руководителя кадровой службы (или ее регионального филиала) по инициативе руководства компании или ее HR-директора, при поступлении сигнала о противоправных действиях сотрудников кадровой службы и/или нарушении ими внутренних правил, инструкций, положений.

Технология проведения внутреннего кадрового аудита

Организация внутренних аудиторских проверок происходит следующим образом:

1. Руководитель службы внутреннего кадрового аудита утверждает программу аудита. В программе определяются объем аудита, период проверки, состав аудиторской группы, планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита.

2. Руководством компании издается приказ о проведении внутреннего кадрового аудита с указанием темы будущей проверки (см. пример 1), который доводится до сведения руководителя кадровой службы (и руководителей ее региональных подразделений, если таковые имеют место). Руководство кадровой службы в течение указанного в приказе времени обязано подготовить и предоставить аудиторам всю необходимую кадровую документацию, а также иную информацию, которая необходима для проведения аудита.

3. Аудиторская группа проводит анализ содержания представленных документов. Перед началом аудита всем членам аудиторской группы выдаются специальные чек-листы с контрольными вопросами, по которым проводится проверка. А в случае необходимости они встречается с сотрудниками кадровой службы, получают от них необходимые разъяснения.

Данную информацию они фиксируют в рабочих документах, форма которых утверждается в инструкции о порядке проведения внутреннего кадрового аудита. Выявленные в результате аудита нарушения и несоответствия фиксируются в специальных протоколах несоответствий, в которых также записываются возможные мероприятия по коррекции и предупреждению подобных ситуаций в будущем.

Общество с ограниченной

ответственностью "Айс"

(ООО "Айс")

N ------

О проведении кадрового аудита

В целях улучшения деятельности кадровой службы и минимизации возможных рисков ООО "Айс", связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление трудовых договоров и гражданско-правовых договоров с работниками" с 9 по 15 сентября 2007 г.

2. Назначить руководителем аудиторской группы заместителя руководителя службы внутреннего кадрового аудита Бирюкова С.В.

3. Включить в состав аудиторской группы следующих сотрудников:

инженера по защите информации Симакова А.В.

юрисконсульта Ефремова К.А.

ведущего специалиста по кадровому документообороту Ветрову Е.П.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на руководителя службы внутреннего кадрового аудита Румынину В.В.

Генеральный директор Кирипов В.П. Кирипов

С приказом ознакомлены:

Бирюков С.В. Бирюков

Симаков А.В. Симаков

Ефремов К.А. Ефремов

Румынина В.В. Румынина

4. По итогам проверки аудиторская группа в течение 7 дней составляет отчет, описывающий состояние дел, выявленные проблемные зоны и возможные риски, а также содержащий рекомендации по решению указанных проблем и минимизации рисков.

Перед передачей отчета руководству он обсуждается руководителем аудиторской группы с проверяемыми работниками кадровой службы. Цель обсуждения заключается в том, чтобы убедиться, что содержание отчета сотрудникам понятно и они готовы выполнять предлагаемые аудиторами рекомендации либо могут обосновать причины невозможности их выполнения.

5. Отчет представляется руководству компании, которое утверждает рекомендации аудиторов и принимает решения, способствующие выполнению этих рекомендаций.

Типичные проблемы службы внутреннего аудита

Существует ряд типичных проблем, с которыми приходится сталкиваться внутренним аудиторам при осуществлении свой деятельности:

1. Неполное/несвоевременное представление информации аудируемыми, их неконструктивная позиция в процессе проведения внутреннего аудита.

Если сотрудники кадровой службы уверены, что внутренний кадровый аудит проводится исключительно с целью поиска ошибок в их работе, что их знания и опыт подвергаются руководством сомнению, а итоги проверки повлияют на их статус в компании, подобная реакция является неизбежной. Любая проверка - как внешняя, так и внутренняя - ограничена определенными сроками. Понимая это, сотрудники кадровой службы стремятся осложнить работу внутренних аудиторов, реализуют стратегию их информационной блокады: по разным причинам и под разными предлогами им не представляются необходимые документы.

Поэтому необходимо, во-первых, информировать проверяемых о целях проведения аудиторской проверки, акцентировать внимание на пользе, которую могут принести рекомендации внутренних аудиторов по улучшению работы кадровой службы.

Во-вторых, большое значение имеет наличие в компании корпоративной культуры, признающей за сотрудниками "право на ошибку", понимание, что промахи неизбежны даже в работе лучших специалистов. Только в этом случае можно обеспечить готовность работников кадровой службы к сотрудничеству с внутренними аудиторами.

В-третьих, во внутренних документах компании, регламентирующих процедуру проведения кадрового аудита, следуют четко зафиксировать обязанность сотрудников проверяемых подразделений представлять аудиторам всю запрашиваемую информацию в полном объеме в указанные в их запросе сроки. С другой стороны, в этих документах должна быть предусмотрена обязанность внутренних аудиторов согласовывать с проверяемыми сроки своей работы и порядок взаимодействия в ходе предстоящей проверки.

2. Недостаточный бюджет времени на проведение аудиторской проверки.

Внутренний аудит должен планироваться надлежащим образом. Как правило, руководитель службы внутреннего аудита составляется план проверок на предстоящий год с указанием сроков проведения их по месяцам. Однако при наличии частых запросов со стороны руководства HR-службы/кадровой службы или ситуаций, требующих проведения внеплановых проверок, время, первоначально отведенное на плановую проверку, может существенно изменяться. В данном случае важно гибко подходить к составлению и коррекции рабочих планов проверок, а также заранее предусматривать в них необходимый временной резерв на случай подобных запросов.

3. Неподготовленность отдельных руководителей к восприятию информации об истинном положении дел.

Не всегда первые лица HR-службы/кадровой службы готовы к выполнению предлагаемых аудиторами рекомендаций и принятию решений по итогам проведенного аудита. Поэтому необходимо уже на первом этапе создания службы внутреннего кадрового аудита описать порядок внедрения в жизнь рекомендаций внутренних аудиторов, сделанных ими по итогам проверки.

Целесообразно также зафиксировать во внутренних документах компании ответственность руководителя проверяемого подразделения за анализ результатов аудита и осуществление корректирующих/предупреждающих действий на основании отчета и рекомендаций, предоставленных внутренними аудиторами.

4. Отсутствие независимости службы кадрового аудита.

Как уже указывалось, в абсолютном большинстве российских компаний служба внутреннего кадрового аудита подчинена либо HR-директору компании, либо вообще существует на правах структурного подразделения внутри кадровой службы и подчиняется ее руководителю. Подобная зависимость внутренних аудиторов от непосредственного руководства проверяемых сотрудников кадровой службы самым непосредственным образом влияет на их объективность: зависимый внутренний аудитор не сможет быть объективным. Да и сотрудники кадровой службы в таком случае склонны воспринимать внутренних аудиторов как прямых представителей своего руководства и не стремятся выстраивать с ними эффективные рабочие отношения.

Внутренние аудиторы, кто они?

Внутренний аудитор - это лицо, обладающее компетентностью для проведения внутреннего кадрового аудита и имеющее соответствующие полномочия для проведения проверки.

Несмотря на то что подразделения внутреннего кадрового аудита в течение последних трех лет активно создаются во многих компаниях, в настоящее время имеет место нехватка высококвалифицированных специалистов, способных эффективно работать в таких службах.

Как правило, при создании в компании департамента/отдела внутреннего кадрового аудита в него переводятся сотрудники, которые ранее занимались ведением кадрового документооборота в компании. Практика, однако, показывает, что специалисты, которые "выросли" внутри компании и вовлечены в ее внутренние проблемы, не всегда проявляют должную объективность и беспристрастность в оценке работы бывших коллег. С другой стороны, что очень важно, именно они в большей мере нацелены на оказание бывшим коллегам необходимой помощи, на консультирование. Эти сотрудники также могут быть достаточно эффективны при проведении процедуры кадрового аудита филиала компании (или ее иного регионального подразделения).

Представляется оптимальным "смешанное" формирование подразделения внутреннего кадрового аудита как из бывших сотрудников кадровой службы, так и путем привлечения в него сотрудников с рынка, прежде всего из консалтинговых или юридических компаний, оказывающих услуги кадрового консалтинга.

В идеале в состав службы кадрового аудита должны входить юристы, специалисты в области кадрового документооборота и специалисты в области защиты информации.

Ниже приводится примерный перечень формализованных требований к компетентности и личным качествам кандидата на должность руководителя службы внутреннего кадрового аудита компании, а также его права и обязанности.

Руководитель службы внутреннего кадрового аудита:

требования к должности и квалификации сотрудника

1. Демографические требования:

Возраст: до 55 лет;

Пол: мужской/женский.

2. Требования к образованию:

Высшее образование, юридическое или в области документационного обеспечения управления;

Желательно дополнительное образование в сфере управления персоналом и/или информационных технологий.

3. Профессиональный опыт:

Опыт работы в службе управления персоналом/кадровой службе компании с развитой филиальной сетью от 3 лет либо аналогичный опыт работы в консалтинговой или юридической компании;

Опыт постановки/реорганизации системы кадрового документооборота в компании, опыт разработки и внедрения методологии внутреннего кадрового аудита;

Опыт руководства коллективом.

4. Профессиональные знания, умения и навыки:

Отличное знание трудового права и нормативных актов в области кадрового документооборота, документационного обеспечения управления и защиты информации;

Опытный пользователь ПК;

Знание основных специализированных кадровых программ.

5. Личные качества:

Коммуникабельность, умение устанавливать личные контакты;

Объективность и целеустремленность;

Высокая работоспособность;

Ответственность;

Умение работать с большим количеством информации;

Умение аргументированно отстаивать собственное мнение.

Проводить внутренний аудит работы кадровой службы и ее региональных подразделений;

Запрашивать от руководителя и сотрудников кадровой службы необходимую информацию и документы;

Принимать участие в проверках;

Осуществлять контроль над выполнением необходимых корректирующих мероприятий и внедрением рекомендаций, сделанных по итогам проверки;

Давать оценку отчетам, составленным внутренними аудиторами по результатам проверок, и выносить решения по апелляциям на действия внутренних аудиторов;

Принимать участие в разработке нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего кадрового аудита;

Принимать участие в разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования компании, в том числе споров с Государственной инспекцией труда;

Вносить руководству компании предложения по улучшению деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

7. Обязанности:

Осуществлять планирование и организовывать работу службы внутреннего кадрового аудита;

Разрабатывать методику проведения внутренних аудиторских проверок системы кадрового документооборота;

Формировать рабочие группы для проведения проверок;

Взаимодействовать с руководством проверяемых подразделений.

8. Ответственность:

За выполнение плана по внутреннему кадровому аудиту;

За организацию и проведение внеплановых проверок;

За достоверность и объективность информации, содержащейся в отчетах и рекомендациях службы;

За организацию проверок по выполнению необходимых корректирующих мероприятий и внедрению рекомендаций, сделанных по итогам аудита.

Данные требования могут быть доработаны службой персонала с учетом специфики компании и круга задач, стоящих перед службой внутреннего кадрового аудита.

Российское трудовое законодательство в последнее время часто меняется, и внутренние аудиторы должны быть в курсе всех изменений, которые имеют отношение к деятельности компании. Поэтому необходимо обеспечить им возможность постоянного повышения квалификации. Целесообразно не только возложить на службу внутреннего аудита функцию отслеживания всех изменений, но и обязать ее сотрудников доводить информацию о них до сотрудников кадровой службы компании, проводить для них обучающие мероприятия.

Внешний или внутренний кадровый аудит?

Кадровый аудит становится востребованной услугой, для оказания которой привлекаются ведущие российские и западные консалтинговые компании. Проводимый внешними консультантами кадровый аудит позволяет отойти от устоявшихся взглядов, привычек и оценок, помогает сравнить работу кадровой службы компании с работой аналогичных служб компаний-конкурентов, а также получить независимые рекомендации по повышению эффективности системы кадрового документооборота.

С другой стороны, внешние консультанты не всегда имеют достаточно времени для того, чтобы проверить исполнение внутренних процедур и стандартов работы кадровой службы компании, и часто не обладают возможностями для такой проверки. Независимая консалтинговая фирма не может осуществлять и постоянный мониторинг работы сотрудников, отвечающий за кадровый документооборот. В то время как четкая организация работы службы внутреннего кадрового аудита позволяет избежать многих ошибок и нарушений в процессе деятельности кадровой службы компании и предотвратить некоторые из них.

Предлагаем вам оптимальную организацию процесса кадрового аудита в компании:

1. Создание внутреннего подразделения по кадровому аудиту при помощи внешних консультантов, которые на первом этапе окажут помощь в разработке нормативной документации и помогут в подборе необходимых специалистов, исходя из конкретных задач, стоящих перед соответствующей службой.

2. На втором этапе сотрудники службы внутреннего кадрового аудита совместно с внешними консультантами идентифицируют возможные риски и вероятные проблемные зоны и разработают методику проведения внутреннего кадрового аудита компании.

3. На третьем этапе будет проведена апробация созданной методики и, при необходимости, осуществлена ее коррекция.

4. В случае выбора децентрализованной структуры построения службы внутреннего кадрового аудита будет проведено обучение региональных аудиторов работе по принятой технологии.

5. Через оговоренное время внешними консультантами будет проведена оценка деятельности службы внутреннего кадрового аудита.

Таким образом, создав при помощи внешних консультантов внутреннее подразделение по кадровому аудиту и разработав технологию проверки, компания впоследствии сможет проводить кадровый аудит самостоятельно, привлекая внешних экспертов лишь в тех случаях, когда профессиональной компетентности внутренних аудиторов может оказаться недостаточно.