Понятие графика работ (сменности)
Режим рабочего времени - порядок распреде-ления нанимателем норм ежедневной и еженедель-ной продолжительности рабочего времени и вре-мени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.
Продолжительность ежедневной работы (сме-ны) может определяться как правилами внутрен-него трудового распорядка, так и графиком работ (сменности). При этом наниматели обязаны со-блюдать нормы продолжительности рабочей не-дели, определенные на основании требований ст. 112-114 Трудового кодекса РБ (далее - ТК).
Сменная работа может иметь место тогда, когда длительность производственного процесса (рабо-ты) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также с целью более эффек-тивного использования оборудования, увеличения объема производства, работ, услуг (например, в торговле, медицине, ресторанном бизнесе и др.).
При сменном режиме работы и составляется график работ (сменности), который является ло-кальным нормативным правовым актом, опреде-ляющим режим рабочего времени: время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденно-го и других перерывов, последовательность чере-дования работников по сменам, рабочие и выход-ные дни (ст. 123 ТК).
График работ (сменности) составляется на оп-ределенный отчетный период, который не может быть меньше календарного месяца.
Основные правила составления графика работ (сменности)
На законодательном уровне типовой или при-мерной формы графика работ (сменности) не утверждено. Он разрабатывается нанимателем самостоятельно.
Тем не менее при составлении графика вам необходимо отразить в нем следую-щие сведения:
Время начала и окончания рабочей смены;
Время перерывов для отдыха и питания, а также технологических перерывов в течение рабо-чей смены;
Количество и продолжительность смен;
Последовательность чередования работников по сменам;
Количество рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце;
Любую иную информацию, имеющую зна-чение для точного определения режима рабочего времени.
Более того, при составлении графика работ (сменности) следует также помнить о некоторых правилах, предусмотренных нормами ТК:
Наниматель обязан соблюдать продолжи-тельность рабочего времени, установленную ТК (сверхурочные работы в графике работ (сменно-сти) не могут быть запланированы);
Работа в течение двух смен подряд запреща-ется (ст. 125 ТК);
Продолжительность одной смены не может превышать 12 часов.
Иная продолжительность рабочей смены для отдельных категорий работников устанавлива-ется постановлением Совета Министров РБ от 25.01.2008 № 104 «О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работ-ников».
Так, продолжительность смены свыше 12 часов, но не более 24 часов может быть установ-лена работникам котельных организаций, а также рабочим и служащим следующих предприятий и организаций:
Военизированной охраны, военизирован-ных газоспасательных отрядов;
Обеспечивающих пожарную безопасность и (или) охрану объектов;
Здравоохранения и социального обслужи-вания, санаторно-курортных организаций, а так-же обособленных (структурных) подразделений подобного рода учреждений, работающих кругло-суточно, обеспечивающих и осуществляющих непрерывный процесс оказания медицинской по-мощи, в т.ч. и круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания;
Осуществляющих прием, обработку и до-ставку всех видов отправлений (в т.ч. и посылок) специальной связи, особой важности, совершен-но секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов;
Пунктов таможенного оформления и (или) пропуска, а также оперативно-дежурных отделов (служб) таможен;
осуществляющих и обеспечивающих про-ведение аварийно-ремонтных (восстановитель-ных, спасательных) работ (например, работникам служб МЧС);
Объектов придорожного сервиса с кругло-суточным режимом работы (в частности, работни-кам придорожных кафе, стоянок, автозаправоч-ных станций, отелей и т.п.);
Рабочим, обеспечивающим работу котель-ных в организациях.
Порядок утверждения и ознакомления с графиком работ (сменности)
График работ (сменности) утверждается при-казом руководителя (директора, генерального ди-ректора) по согласованию с профсоюзом (если таковой имеется в организации).
Поскольку график работ (сменности) - локаль-ный нормативный правовой акт, на нем в обяза-тельном порядке должен быть выполнен «Гриф утверждения» и «Гриф согласования», а также проставлена круглая печать нанимателя. Данные грифы должны быть выполнены по правилам дело-производства, основные положения которых нашли свое отражение в Инструкции по делопро-изводству в государственных органах и организа-циях Республики Беларусь, утвержденной поста-новлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Установленный режим рабочего времени до-водится до сведения работников не позднее 1 ме-сяца до введения его в действие (часть шестая ст. 123 ТК).
Факт ознакомления работников с графи-ком работ (сменности) может быть подтвержден 2 способами:
Учинение собственноручной подписи ра-ботников на самом графике;
Ознакомление работников с приказом об ут-верждении графика работ (сменности) на тот или иной отчетный период, к которому прилагается ут-вержденный график. Хотя издание такого приказа - не обязанность, а право нанимателя, если только обратное не прописано в локальных нормативных правовых актах организации.
На наш взгляд, лучше всего ознакомить ра-ботников с графиком работ (сменности) первым способом, так как у работника в таком случае не будет основания сказать, что наниматель подменил график. Такая ситуация может иметь место, когда работник не придет на работу без уважительных причин и встанет вопрос об увольнении за прогул.
Порядок внесения изменений в график работ (сменности)
Необходимость внесения изменений в график работ (сменности) может возникнуть, например, при увольнении одного из работников либо когда одному из работников предоставили незапланиро-ванный отпуск, работник заболел и т.п. Изменения необходимо оформлять в том же порядке, как и сам график работ (сменности). Более того, работники должны быть ознакомлены с ними под роспись.
Это необходимо, чтобы у нанимателя было письменное доказательство того, что, во-первых, работник уве-домлен об изменении графика работ (например, на случай невыхода работника в нужную смену); во- вторых, работник согласен на произошедшие из-менения; в-третьих, при табелировании не нужно будет доказывать тот факт, что работник не само-вольно изменил график работ (сменности).
Если правильно не оформить изменения в гра-фике работ (сменности), возможно наличие сле-дующих ситуаций:
Работники начнут сами меняться сменами (кому-то нужно уйти, другой согласен заменить ушедшего работника и отработать вместо него);
Ответственный за составление табеля учета рабочего времени работник (на маленьких пред-приятиях это делает, как правило, кадровик или бухгалтер), полагая, что замена произошла с раз-решения руководителя предприятия, будет состав-лять табель учета рабочего времени по фактиче-ским данным;
В свою очередь руководитель не будет знать, кто у него в действительности работает в ту или иную смену.
Если работника письменно не уведомить об изменении графика работ (сменности), а сделать это в устном порядке, он может не выйти на ра-боту, как положено по изменившемуся графику. В таком случае наниматель не имеет права привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул (вплоть до увольнения с работы). В то же время самовольную замену сменами, установлен-ными графиком работ (сменности), без уважитель-ных причин законодатель признает прогулом.
Согласия работников на изменение графика работ (сменности) не требуется в нештатных ситуа-циях. Например, кто-то из работников заболел, его нужно кем-то заменить, чтобы в смену заболевше-го работника кто-то работал. В данном случае до момента внесения соответствующих изменений в график работ (сменности) будет иметь место про-изводственная необходимость - необходимость замены временно отсутствующего работника. По нормам ТК согласия работника на временный перевод, вызванный производственной необходимо-стью, не требуется. Однако срок такого перевода не может превышать одного месяца в течение ка-лендарного года. Если стороны договорятся, срок может быть продлен.
График работ (сменности) при суммированном и гибком учете рабочего времени
При сменном графике работы может приме-няться как суммированный учет рабочего време-ни, так и гибкий.
Суммированный учет рабочего времени
Суммированный учет рабочего времени вво-дится нанимателем по согласованию с профсою-зом и согласно положениям ст. 126 ТК приме-няется в тех организациях, где невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение уста-новленной ТК ежедневной (еженедельной) продол-жительности рабочего времени. Например, сум-мированный учет рабочего времени может приме-няться для работников охраны, продавцов (касси-ров) торговых организаций, работников сельского хозяйства, водителей и т.д.
При суммированном учете еженедельная продол-жительность рабочего времени может быть больше или меньше, чем продолжительность рабочего време-ни в неделю, установленная ст. 112-114 ТК, т.е. боль-ше или меньше нормальной продолжительности ра-бочего времени (40 часов в неделю) или сокращенной продолжительности рабочего времени.
Однако:
ежедневная продолжительность не может превышать 12 часов;
сумма часов рабочего времени за учетный период (месяц, квартал, год) не должна превышать нормы часов за учетный период, рассчитанной с применением ст. 112-117 ТК.
Пример составления графика работ (сменности) при суммированном учете рабочего времени на примере кассиров торгового предприятия смотрите в рубрике «По-лезная документация» на с. 25-27 журнала.
Режим гибкого рабочего времени
Режим гибкого рабочего времени - форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или целых структурных подразделений организации (отделов, управлений и т.п.) допускается в определенных пределах само-регулирование начала, окончания и общей продол-жительности рабочего дня.
При этом работники должны полностью отработать установленное ТК суммарное количество рабочих часов в течение учетного периода (рабочего дня, недели, месяца, квартала, года). Режим гибкого рабочего време-ни может применяться как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а также при других режимах работы. Если в организации пропускной режим, то в пропусках работников необходимо сделать соответствующую отметку или выдать спе-циальный вкладыш к пропуску.
Режим гибкого рабочего времени в отличие от суммированного устанавливается нанимателем по просьбе работника (работников) при соблюдении следующих условий:
Такой режим рабочего времени учитывает интересы производства;
Не приведет к осложнениям в работе орга-низации;
Не нарушит нормальную деятельность и рит-мичность производства;
Не нарушит внешние связи.
Введение режима гибкого рабочего времени - право нанимателя, которым он может восполь-зоваться по просьбе работника (работников), учи-тывая производственные интересы и возможности предприятия.
При переходе на гибкий режим рабочего вре-мени необходимо также учитывать следующие правила:
работников необходимо уведомить за один месяц, а также ознакомить с условиями и специ-фикой работы по такому режиму;
максимальная продолжительность работы в те-чение рабочего дня не должна превышать 10 часов;
сумма часов рабочего времени за учетный период должна быть равна норме часов за этот же период;
при выполнении работы вне организации (на-пример, при направлении в служебную командиров-ку, при участии работника в совещаниях и т.п.) ре-жим гибкого рабочего времени не применяется;
работников можно перевести на режим обычного рабочего времени при наличии опреде-ленных условий, установленных ст. 130 ТК.
Такими условиями, в частности, являются следующие:
нарушение работником режима рабочего времени. Перевод на обычный режим рабочего времени в таком случае может быть дополнитель-ной мерой ответственности помимо дисциплинар-ных взысканий (выговор, замечание).
Переведен работник может быть на обычный режим на срок до 3 месяцев, а в случае повторного нарушения - не менее 2 лет;
производственная необходимость. Перевод в данном случае также временный, и его срок не может составлять более месяца.
Эти 2 случая относятся к правам нанимателя. Если же работники структурного подразделения (отдела, управления и т.п.) систематически нару-шают правила гибкого рабочего времени, уполно-моченное должностное лицо нанимателя должно перевести такое структурное подразделение на общеустановленный режим работы. В данной си-туации согласно ТК это является обязанностью на-нимателя, а не правом.
Составные элементы гибкого рабочего времени
К составным элементам гибкого рабочего вре-мени можно отнести:
переменное (гибкое) время. Это время в на-чале и в конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник по своему усмотрению вправе начинать и заканчивать работу;
фиксированное время. Это основная часть рабочего дня. Это время, когда все, кто работает по гибкому режиму рабочего времени, обязаны быть на работе;
перерыв для питания и отдыха. Это время, которое обычно разделяет фиксированное время на 2 части (примерно равные). Время перерыва не включается в рабочее время;
продолжительность (тип) учетного периода. Это календарный период (месяц, неделя, квартал, год), в течение которого работник должен отрабо-тать норму рабочих часов, установленную ТК.
В зависимости от продолжительности учетно-го периода по ст. 129 ТК может быть несколько ва-риантов режима гибкого рабочего времени.
Например, учетный период может быть равен:
рабочему дню (продолжительность учетно-го периода полностью отрабатывается в тот же день);
рабочей неделе (продолжительность отраба-тывается полностью в этой же рабочей неделе);
рабочему месяцу (месячная норма рабочих часов полностью должна быть отработана работ-ником в этот месяц).
Составление графика работ (сменности) при гибком рабочем времени на приме-ре сектора охраны торгового предпри-ятия смотрите в рубрике «Полезная документа-ция» на с. 27-28 журнала.
Елена Гритченок, юрист
Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.
ФАЙЛЫ
Когда применяется сменный график работы
Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.
Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.
Количество смен и работников в них
Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.
Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).
Зачем нужен график сменности
График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.
На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.
Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.
Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.
Законодательное регулирование, обязательные условия
Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.
Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:
- недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
- каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
- сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
- работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.
Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).
При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.
Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.
Что не считается сменным графиком
Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.
Некоторые моменты, касающиеся оплаты
Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).
Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.
Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.
Закрепление порядка работы
Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.
Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.
Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.
Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.
Процесс формирования графика сменности
Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.
Образец приказа об утверждении графика сменности
График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.
Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.
После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.
На какой период составляется бланк
График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.
Можно ли менять в нем сведения
В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.
Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.
Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.
Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности
Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.
За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.
А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.
Кто составляет документ
Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.
При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.
Как согласовывать с работниками
С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.
Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.
Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.
Особенности формирования графика сменности, общие сведения
Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.
Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.
Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:
- реквизиты компании;
- информация о месте и времени составления;
- сам график.
Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.
Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.
График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).
Как учитывать график сменности
Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.
Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.
Образец графика сменности
Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.
Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:
- название документа;
- дата, место его формирования;
- номер (по внутреннему документообороту предприятия);
- период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).
Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).
Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:
- ФИО работника;
- дата;
- номер смены, в которую он выйдет на работу;
- сведения о выходных днях.
Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.
Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.
Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:
- лист ознакомления с ГО;
- журнал ознакомления;
- ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
- ведомости, уведомления и др.
Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:
- Ф. И. О. работника;
- наименование его места работы и должность;
- даты дней отдыха;
- отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).
Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: Лист ознакомления с графиком отпусков (скачать образец) .
Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков
При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:
- принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
- заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
- обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.
ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.
ВАЖНО! Исключение составляют случаи, когда работник-донор сдал кровь и ему положены дни отдыха вне зависимости от согласия работодателя. Отсутствие на работе по данной причине не расценивается как прогул (п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).
Сроки ознакомления с графиком отпусков
Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.
Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).
Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков - образец .
ВАЖНО! Невыполнение работодателем обязанности по своевременному оповещению работника о предстоящем отпуске наделяет последнего возможностью взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).
Таким образом, форма листа ознакомления с графиком отпусков выбирается работодателем на свое усмотрение. Как правило, в нем указываются сведения о работнике, период его отдыха. Факт ознакомления с указанным периодом удостоверяется собственноручной подписью работника.